Comment juger un essai de 30 jours d’un logiciel de commande : plan et grille

Un essai de 30 jours n’est utile que si vous savez, avant qu’il commence, ce qui vous ferait garder le système et ce qui vous ferait arrêter. Écrivez donc d’abord vos objectifs, mesurez une semaine normale sans le système, puis suivez chaque semaine les cinq mêmes points : le délai entre l’installation et la première commande, la rapidité de réponse aux appels serveur, la rapidité de confirmation des commandes, ce que dit votre personnel, et la répartition des langues de vos clients. Au jour 30, remplissez la grille et comparez-la aux objectifs fixés au départ.

Ce plan vaut pour n’importe quel essai de commande à table. S’il cite WaiterPilot, c’est parce que l’essai de WaiterPilot est celui que nous connaissons : 30 jours gratuits, sans frais de mise en place, sans engagement.

Que faut-il décider avant le début de l’essai ?

En bref : vos objectifs, vos soirées d’échantillon, et qui mesure quoi.

Trois décisions évitent bien des discussions au jour 30 :

1. Que veut dire réussir ? Écrivez deux ou trois objectifs, par exemple « les premières commandes arrivent plus vite en cuisine au coup de feu du vendredi » ou « les serveurs disent passer moins de temps à porter les bons en cuisine ». Chiffrez-les quand vous le pouvez.
2. Quand mesurer ? Choisissez les mêmes créneaux chaque semaine, par exemple le vendredi et le samedi de 7 à 9 heures du soir, et un déjeuner en semaine. Comparez vendredi avec vendredi, jamais vendredi avec lundi.
3. Qui mesure ? Désignez une personne par service pour tenir le relevé papier. Sans nom, personne ne le fait.

Demandez aussi à l’éditeur quand exactement les 30 jours commencent : le jour de l’inscription ou le jour de la mise en service. Avec WaiterPilot, la plupart des restaurants sont en service dans les deux semaines qui suivent le premier appel. Vous envoyez votre carte en PDF ou en photos, nous la chargeons, et vous la vérifiez avant la mise en service : calez votre semaine de référence en fonction.

Quels sont les cinq points à mesurer chaque semaine ?

En bref : le délai avant la première commande, les appels serveur, les confirmations de commande, l’avis du personnel et les langues des clients.

Deux autres chiffres méritent un coup d’œil chaque semaine. Les rapports propriétaire montrent un entonnoir scan, chat et commande, qui vous indique combien de clients qui scannent passent ensuite commande. Ils listent aussi ce que les clients ont demandé et qui n’est pas à la carte, ainsi que les questions auxquelles le chat n’a pas su répondre : c’est une liste de corrections pour le texte de votre carte. Et chaque soir, le résumé « Tonight » (ce soir) compare la journée au même jour de la semaine précédente ; vous pouvez vous l’envoyer, ou l’envoyer à un associé, par SMS ou WhatsApp.

Gardez des attentes réalistes sur l’adoption. Dans l’enquête 2024 de la National Restaurant Association, 48% des clients de restaurants avec service à table disaient qu’ils commanderaient par QR code, de 69% chez les milléniaux à 21% chez les baby-boomers (NRA Restaurant Technology Landscape Report 2024, p. 6). Certains clients voudront toujours commander auprès d’un serveur, et c’est très bien ainsi.

Que se passe-t-il chaque semaine ?

En bref : une semaine de référence avant, puis prise en main, mesure, test de charge, décision.

Référence (la semaine avant la mise en service). Mesurez le délai entre l’installation et la première commande sur vos soirées d’échantillon, avec votre service actuel. Comptez combien de fois les clients doivent faire signe à un serveur, si vous le pouvez. Posez au personnel les cinq questions de la fiche sur la façon de travailler actuelle, pour avoir un point de comparaison.

Semaine 1 : prise en main. Attendez-vous à des frottements. Réglez d’abord la mise en place : où se trouve l’écran cuisine, qui surveille l’écran salle, qui confirme la première commande de chaque table. Dans WaiterPilot, la première commande de chaque table attend qu’un membre du personnel touche Confirm (confirmer) ; ensuite, les nouvelles commandes de cette table partent directement en cuisine jusqu’à ce que le personnel ferme la table. Décidez à quel moment les ventes sont saisies en caisse, puisqu’il n’y a pas de connexion à la caisse. Mesurez, mais ne jugez pas encore.

Semaine 2 : mesurer une semaine normale. Reprenez les créneaux d’échantillon exactement comme pour la référence. C’est la première comparaison équitable. Lisez la liste des « questions auxquelles le chat n’a pas su répondre » et corrigez le texte de la carte qu’elle désigne.

Semaine 3 : test de charge. Observez vos soirées les plus chargées. Vérifiez à quelle vitesse les premières commandes sont confirmées quand la salle est pleine, et combien de fois des appels serveur restent assez longtemps sur l’écran salle pour changer de couleur. Faites trois exercices avec l’équipe : un plat épuisé en plein service (le propriétaire ou le responsable le marque épuisé depuis son téléphone et le chat cesse aussitôt de le proposer), une première commande qui semble fausse (le personnel peut la refuser), et une question d’allergie (le chat indique ce que dit la carte et demande au client de confirmer auprès du personnel ; le personnel a toujours le dernier mot).

Semaine 4 : décider. Reprenez une dernière fois les créneaux d’échantillon, récupérez la dernière fiche du personnel, remplissez la grille ci-dessous, et tenez un bilan de 20 minutes avec votre responsable de salle et votre chef de cuisine avant la fin des 30 jours.

Quelles questions poser au personnel chaque semaine ?

Posez ces cinq questions à la fin de chaque semaine, notées de 1 (pas du tout d’accord) à 5 (tout à fait d’accord), plus une question ouverte :

1. Je savais toujours quelles commandes m’attendaient.
2. Les clients ont été aidés plus vite quand ils en avaient besoin.
3. J’ai passé moins de temps à porter les commandes en cuisine.
4. La cuisine a reçu des tickets plus clairs qu’avant.
5. J’aimerais garder ce système.
6. Quelle est la chose que vous changeriez ?

Gardez les fiches anonymes si vous le pouvez. Une note qui monte de la semaine 1 à la semaine 4 signifie en général que les frottements s’estompent ; une note qui baisse signale un vrai problème.

Comment remplir la grille d’évaluation ?

Les objectifs de ce tableau sont un exemple que nous avons inventé pour Casa Olivo (un exemple, pas un client). Ce ne sont ni des résultats ni des références de WaiterPilot. Fixez les vôtres à partir de votre semaine de référence.

Voici comment Casa Olivo remplirait la ligne du délai avant la première commande, avec des chiffres inventés uniquement pour montrer le calcul : 15 tables échantillonnées chaque vendredi ; la médiane est de 11 minutes pour la référence ; en semaine 4, elle est de 7 minutes. Cela fait 4 minutes de moins : l’objectif d’au moins 3 minutes est atteint. Prenez la médiane, pas la moyenne, pour qu’une seule table lente ne fausse pas le résultat.

Comment décider de continuer ou d’arrêter ?

En bref : comptez les objectifs atteints, puis laissez le personnel trancher en cas d’hésitation.

Soyez honnête sur les points bloquants. WaiterPilot n’a aucune connexion à la caisse ni à l’imprimante de cuisine, et il n’encaisse aucun paiement : les clients voient une addition en direct, la partagent, puis règlent auprès de votre personnel. Si l’essai vous a montré que ressaisir les commandes en caisse représente trop de travail, ou que vous avez vraiment besoin que les clients paient à table, c’est un arrêt net, et un outil intégré à une caisse ou un outil de paiement à table vous conviendra mieux. Notre check-list du soir pour rapprocher les commandes QR de la caisse vous aide à chiffrer le temps de ressaisie.

Ne décidez pas sur les seules ventes. Quatre semaines, c’est court, et les ventes bougent avec la météo et les événements. La meilleure étude sur la commande à table n’a trouvé qu’un effet d’environ 1% sur l’addition et des repas environ 10% plus courts (Tan et Netessine, Management Science, selon Restaurant Technology News, 2019) ; nos statistiques de la restauration détaillent ces chiffres et leurs limites. La rapidité et la charge de travail sont un critère plus juste.

Combien cela coûte-t-il, que vous continuiez ou non ?

En bref : rien pendant les 30 jours ; $200 par établissement et par mois ensuite si vous le gardez ; et sans engagement dans les deux cas.

L’offre complète figure sur la page tarifs.

Et maintenant ?

Avant de commencer un essai, quel qu’il soit, remplissez la colonne de référence. Choisissez vos soirées d’échantillon, désignez la personne qui tient le relevé, et inscrivez vos objectifs dans la grille. Si vous voulez d’abord voir les écrans qu’utiliserait votre personnel, essayez une commande test, lisez comment ça marche, et parcourez la check-list de mise en service et la check-list de l’acheteur. Pour la première semaine de votre équipe, voyez notre plan de mise en place en deux semaines, formation du personnel comprise.