Come valutare una prova di 30 giorni di ordinazione: piano e scheda

Una prova di 30 giorni serve solo se sa, prima di cominciare, che cosa la convincerebbe a tenere il sistema e che cosa la porterebbe a fermarsi. Quindi metta prima per iscritto i suoi obiettivi, misuri una settimana normale senza il sistema e poi tenga traccia ogni settimana delle stesse cinque cose: il tempo da quando il cliente si siede al primo ordine, la rapidità con cui si risponde alle chiamate del cameriere, la rapidità con cui vengono confermati gli ordini, il parere del suo staff e le lingue dei suoi clienti. Il giorno 30 compili la scheda di valutazione e la confronti con gli obiettivi fissati all’inizio.

Questo piano vale per la prova di qualsiasi sistema di ordinazione al tavolo. Dove cita WaiterPilot, è perché la prova di WaiterPilot è quella che conosciamo: 30 giorni gratis, nessun costo di attivazione, nessun contratto.

Che cosa decidere prima che la prova cominci?

In breve: gli obiettivi, le serate da campionare e chi misura che cosa.

Tre decisioni risparmiano molte discussioni il giorno 30:

1. Che cosa significa successo? Scriva due o tre obiettivi, come “nell’ora di punta del venerdì i primi ordini arrivano in cucina più in fretta” oppure “i camerieri dicono di fare meno avanti e indietro per portare le comande”. Usi i numeri dove può.
2. Quando misurare? Scelga le stesse fasce orarie ogni settimana, per esempio venerdì e sabato dalle 7 alle 9 di sera, più un pranzo infrasettimanale. Confronti venerdì con venerdì, mai venerdì con lunedì.
3. Chi misura? Indichi per ogni turno una persona che tenga il registro cartaceo. Senza un nome, non lo fa nessuno.

Chieda anche al fornitore da quando partono esattamente i 30 giorni: dal giorno dell’iscrizione o dal giorno in cui il sistema entra in funzione. Con WaiterPilot la maggior parte dei ristoranti è operativa entro due settimane dalla prima chiamata. Ci manda il menu in PDF o in foto, lo carichiamo noi e lei lo controlla prima di partire, quindi organizzi la sua settimana di riferimento tenendone conto.

Quali sono le cinque cose da misurare ogni settimana?

In breve: la rapidità del primo ordine, le chiamate del cameriere, le conferme degli ordini, il parere dello staff e le lingue dei clienti.

Altri due dati meritano un’occhiata ogni settimana. I report per il titolare mostrano il percorso da QR code inquadrato a chat a ordine, che le dice quanti dei clienti che inquadrano il codice arrivano poi a ordinare. Elencano anche che cosa hanno chiesto i clienti che non è nel menu e le domande a cui la chat non ha saputo rispondere: una lista di cose da sistemare nei testi del menu. E ogni sera il riepilogo “Tonight” (stasera) confronta la giornata con lo stesso giorno della settimana precedente; può inviarlo a sé stesso o a un socio via SMS o WhatsApp.

Mantenga aspettative realistiche sull’adozione. Nel sondaggio 2024 della National Restaurant Association, il 48% dei clienti dei ristoranti con servizio al tavolo ha detto che ordinerebbe tramite QR code, dal 69% dei millennial al 21% dei baby boomer (NRA Restaurant Technology Landscape Report 2024, p. 6). Alcuni clienti vorranno sempre ordinare a un cameriere, e va bene così.

Che cosa succede in ciascuna settimana?

In breve: una settimana di riferimento prima, poi rodaggio, misurazione, prova sotto pressione, decisione.

Riferimento (la settimana prima della partenza). Misuri il tempo da quando il cliente si siede al primo ordine nelle serate del campione, servendo come fa oggi. Se può, conti quante volte i clienti devono fare cenno a un cameriere. Faccia allo staff le cinque domande del foglio sul modo di lavorare attuale, così avrà un termine di paragone.

Settimana 1: rodaggio. Si aspetti qualche attrito. Sistemi prima i problemi di configurazione: dove sta lo schermo della cucina, chi guarda lo schermo di sala, chi conferma il primo ordine di ogni tavolo. In WaiterPilot il primo ordine di ogni tavolo aspetta che un membro dello staff tocchi Confirm; da lì in poi, i nuovi ordini di quel tavolo vanno direttamente in cucina finché lo staff non chiude il tavolo. Decida quando battere le vendite in cassa, perché non c’è collegamento con il sistema di cassa (POS). Misuri, ma non giudichi ancora.

Settimana 2: misurare una settimana normale. Usi le stesse fasce orarie del periodo di riferimento, esattamente allo stesso modo. È il primo confronto corretto. Legga l’elenco delle “domande a cui non ha saputo rispondere” e sistemi i testi del menu che indica.

Settimana 3: prova sotto pressione. Osservi le serate più piene. Controlli quanto in fretta vengono confermati i primi ordini quando la sala è piena, e quanto spesso le chiamate del cameriere restano sullo schermo di sala abbastanza a lungo da cambiare colore. Faccia tre esercitazioni con lo staff: un piatto che si esaurisce durante il servizio (il titolare o il responsabile lo segna come esaurito dal telefono e la chat smette subito di proporlo), un primo ordine che sembra sbagliato (lo staff può rifiutarlo) e una domanda su un’allergia (la chat riporta ciò che dice il menu e chiede al cliente di verificare con lo staff; il personale ha sempre l’ultima parola).

Settimana 4: decidere. Ripeta un’ultima volta le fasce orarie del campione, raccolga l’ultimo foglio dello staff, compili la scheda qui sotto e faccia una riunione di 20 minuti con il responsabile di sala e il capo cucina prima che finiscano i 30 giorni.

Il foglio per il parere dello staff

Faccia queste cinque domande alla fine di ogni settimana, con un punteggio da 1 (per niente d’accordo) a 5 (del tutto d’accordo), più una domanda aperta:

1. Ho sempre saputo quali ordini aspettavano me.
2. I clienti hanno ricevuto aiuto più in fretta quando ne avevano bisogno.
3. Ho fatto meno avanti e indietro per portare le comande in cucina.
4. La cucina ha ricevuto comande più chiare di prima.
5. Vorrei tenere questo sistema.
6. Quale cosa cambierebbe?

Se può, tenga i fogli anonimi. Un punteggio che sale dalla settimana 1 alla settimana 4 di solito indica che l’attrito sta passando; un punteggio che scende indica un problema reale.

La scheda di valutazione

Gli obiettivi di questa tabella sono un esempio che abbiamo inventato per Casa Olivo (un esempio, non un cliente). Non sono risultati né parametri di riferimento di WaiterPilot. Fissi i suoi a partire dalla sua settimana di riferimento.

Ecco come Casa Olivo compilerebbe la riga del tempo al primo ordine, con numeri inventati solo per mostrare il calcolo: 15 tavoli campionati ogni venerdì; nel periodo di riferimento la mediana è di 11 minuti; nella settimana 4 è di 7 minuti. Sono 4 minuti in meno, quindi l’obiettivo di almeno 3 minuti è raggiunto. Usi la mediana, non la media, così un solo tavolo lento non sposta il risultato.

Come si decide se tenere o no il sistema?

In breve: conti gli obiettivi raggiunti, poi lasci decidere allo staff in caso di parità.

Sia onesto sugli ostacoli decisivi. WaiterPilot non è collegato alla cassa né alla stampante della cucina, e non incassa pagamenti: i clienti vedono un conto in tempo reale, lo dividono e poi pagano il personale. Se durante la prova ha scoperto che ribattere gli ordini in cassa è troppo oneroso, o che le serve davvero far pagare i clienti al tavolo, è un no chiaro, e uno strumento integrato nella cassa o di pagamento al tavolo è la scelta più adatta. La nostra checklist per far quadrare ogni sera gli ordini con la cassa la aiuta a calcolare il tempo speso a ribattere gli ordini.

Non decida solo in base alle vendite. Quattro settimane sono poche, e le vendite cambiano con il meteo e gli eventi. Il miglior studio sull’ordinazione dal tavolo ha rilevato un effetto sullo scontrino di appena l’1% circa e pasti più brevi di circa il 10% (Tan e Netessine, Management Science, come riportato da Restaurant Technology News, 2019); le nostre statistiche di settore sulla ristorazione riassumono lo studio e le sue cifre. Velocità e carico di lavoro sono un banco di prova più corretto.

Quanto costa se dice sì, o se dice no?

In breve: nulla per i 30 giorni; $200 al mese per locale dopo, se lo tiene; e nessun contratto in entrambi i casi.

L’offerta completa è nella pagina dei prezzi.

Che cosa fare adesso

Prima di iniziare qualsiasi prova, compili la colonna di riferimento. Scelga le serate del campione, indichi chi tiene il registro e scriva i suoi obiettivi nella scheda. Se vuole vedere prima le schermate che userebbe il suo staff, provi un ordine di esempio, legga come funziona e passi in rassegna la checklist per chi acquista. Per la prima settimana del suo staff, la checklist di avvio spiega che cosa vedrà la squadra la prima sera e che cosa tenere d’occhio nei primi giorni.