Como avaliar um teste grátis de 30 dias de pedidos: plano semanal e placar

Um teste de 30 dias só serve se você souber, antes de começar, o que faria você ficar com o sistema e o que faria você parar. Então escreva primeiro as suas metas, meça uma semana normal sem o sistema e depois acompanhe as mesmas cinco coisas toda semana: o tempo entre o cliente sentar e o primeiro pedido, a rapidez no atendimento às chamadas de garçom, a rapidez na confirmação dos pedidos, o que a sua equipe diz e a mistura de idiomas dos seus clientes. No dia 30, preencha o placar e compare com as metas que você definiu no início.

Este plano serve para qualquer teste de pedido na mesa. Quando ele menciona o WaiterPilot, é porque o teste do WaiterPilot é o que conhecemos: 30 dias grátis, sem taxa de implantação, sem contrato.

O que decidir antes de o teste começar?

Resposta curta: as suas metas, as noites da amostra e quem mede o quê.

Três decisões poupam muita discussão no dia 30:

1. O que é sucesso? Escreva duas ou três metas, como “os primeiros pedidos chegam mais rápido à cozinha no pico de sexta” ou “os garçons dizem que andam menos levando pedidos”. Use números quando puder.
2. Quando medir? Escolha as mesmas janelas de amostra toda semana, por exemplo sexta e sábado das 7 às 9 da noite e um almoço durante a semana. Compare sexta com sexta, nunca sexta com segunda.
3. Quem mede? Defina uma pessoa por turno para manter o registro em papel. Sem um nome, ninguém faz.

Pergunte também ao fornecedor exatamente quando os 30 dias começam: no dia da adesão ou no dia em que o sistema entra no ar. Com o WaiterPilot, a maioria dos restaurantes entra no ar em até duas semanas depois da primeira conversa. Você manda o cardápio em PDF ou fotos, nós o cadastramos e você confere antes de entrar no ar, então planeje a sua semana de referência em função disso.

Quais são as cinco coisas a medir toda semana?

Resposta curta: a agilidade até o primeiro pedido, as chamadas de garçom, as confirmações de pedido, a opinião da equipe e os idiomas dos clientes.

Vale a pena olhar mais dois números toda semana. Os relatórios do dono mostram um funil de quem escaneou, conversou e pediu, que diz quantos clientes que escaneiam acabam fazendo o pedido. Eles também listam o que os clientes pediram e não está no cardápio, e as perguntas que o chat não conseguiu responder, o que vira uma lista de tarefas para os textos do seu cardápio. E, em qualquer noite, o resumo “Tonight” (esta noite) compara o dia de hoje com o mesmo dia da semana anterior; você pode mandá-lo para si mesmo ou para um sócio por SMS ou WhatsApp.

Mantenha expectativas realistas sobre a adesão. Na pesquisa de 2024 da National Restaurant Association, 48% dos clientes de restaurantes de serviço completo disseram que fariam o pedido por QR code, de 69% dos millennials a 21% dos baby boomers (NRA Restaurant Technology Landscape Report 2024, p. 6). Alguns clientes sempre vão querer pedir ao garçom, e tudo bem.

O que acontece em cada semana?

Resposta curta: uma referência antes, depois adaptação, medição, teste de estresse e decisão.

Referência (a semana antes de entrar no ar). Meça o tempo entre sentar e o primeiro pedido nas noites da amostra, do jeito que você atende hoje. Conte, se puder, quantas vezes os clientes precisam acenar para o garçom. Faça à equipe as cinco perguntas sobre o jeito atual de trabalhar, para ter com o que comparar.

Semana 1: adaptação. Espere atrito. Resolva primeiro as questões de configuração: onde fica a tela da cozinha, quem olha a tela do salão, quem confirma o primeiro pedido de cada mesa. No WaiterPilot, o primeiro pedido de cada mesa espera alguém da equipe tocar em Confirm (confirmar); depois disso, os novos pedidos da mesa vão direto para a cozinha até a equipe fechar a mesa. Decida quando as vendas são lançadas no caixa, porque não há conexão com o PDV. Meça, mas ainda não julgue.

Semana 2: medir uma semana normal. Use as janelas de amostra exatamente como na referência. Esta é a primeira comparação justa. Leia a lista de “perguntas que o chat não conseguiu responder” e corrija os textos do cardápio que ela aponta.

Semana 3: teste de estresse. Acompanhe as noites mais movimentadas. Veja com que rapidez os primeiros pedidos são confirmados com o salão cheio e com que frequência as chamadas de garçom ficam tempo suficiente na tela do salão para mudar de cor. Faça três simulações com a equipe: um prato esgota no meio do serviço (o dono ou o gerente o marca como esgotado pelo celular e o chat para de oferecê-lo na hora), um primeiro pedido que parece errado (a equipe pode recusá-lo) e uma pergunta sobre alergia (o chat informa o que o cardápio diz e pede ao cliente que confirme com a equipe; a equipe sempre tem a palavra final).

Semana 4: decidir. Use as janelas de amostra mais uma vez, recolha a última folha da equipe, preencha o placar abaixo e faça uma reunião de 20 minutos com o seu chefe de salão e o seu chefe de cozinha antes de os 30 dias terminarem.

A folha de opinião da equipe

Faça estas cinco perguntas no fim de cada semana, com nota de 1 (discordo totalmente) a 5 (concordo totalmente), mais uma pergunta aberta:

1. Eu sempre soube quais pedidos estavam esperando por mim.
2. Os clientes foram atendidos mais rápido quando precisaram.
3. Passei menos tempo levando pedidos até a cozinha.
4. A cozinha recebeu comandas mais claras que antes.
5. Eu gostaria de continuar com este sistema.
6. Que coisa você mudaria?

Se puder, mantenha as folhas anônimas. Uma nota que sobe da semana 1 para a semana 4 em geral significa que o atrito está passando; uma nota que cai significa um problema real.

O placar

As metas desta tabela são um exemplo que inventamos para a Casa Olivo (um exemplo, não um cliente). Não são resultados nem referências do WaiterPilot. Defina as suas a partir da sua semana de referência.

Como a Casa Olivo preencheria a linha do tempo entre sentar e o primeiro pedido, com números inventados só para mostrar a conta: 15 mesas na amostra a cada sexta; na referência, a mediana é de 11 minutos; na semana 4, é de 7 minutos. São 4 minutos mais rápido, então a meta de pelo menos 3 minutos foi atingida. Use a mediana, não a média, para uma mesa lenta não distorcer o resultado.

Como tomar a decisão de seguir ou parar?

Resposta curta: conte as metas atingidas e deixe a equipe desempatar.

Seja honesto sobre os impedimentos. O WaiterPilot não tem conexão com PDV nem com impressora da cozinha, e não recebe pagamentos: o cliente vê a conta em tempo real e a divide, depois paga à sua equipe. Se no teste você descobriu que redigitar os pedidos no caixa é trabalho demais, ou que precisa mesmo que o cliente pague na mesa, isso é um motivo claro para parar, e uma ferramenta do próprio PDV ou de pagamento na mesa atende melhor. O nosso checklist noturno para conferir os pedidos com o caixa ajuda a calcular o tempo de redigitação.

Não decida só pelas vendas. Quatro semanas é pouco, e as vendas mudam com o clima e os eventos. O melhor estudo sobre pedido na mesa encontrou só cerca de 1% de efeito nas contas e refeições cerca de 10% mais curtas (Tan e Netessine, Management Science, conforme noticiado pelo Restaurant Technology News, 2019); as nossas estatísticas do setor de restaurantes explicam o contexto. Agilidade e carga de trabalho são o teste mais justo.

Quanto custa dizer sim, ou não?

Resposta curta: nada nos 30 dias; $200 por unidade por mês depois disso, se você ficar; e sem contrato em nenhum dos casos.

A oferta completa está na página de preços.

O que fazer agora

Antes de começar qualquer teste, preencha a coluna de referência. Escolha as noites da amostra, defina quem mantém o registro e escreva as suas metas no placar. Se quiser ver primeiro as telas que a sua equipe usaria, faça um pedido de teste, leia como funciona e passe pelo checklist do comprador. Para a primeira semana da sua equipe, use o checklist de implantação, que cobre o treinamento e o primeiro turno.