So bewerten Sie eine 30-tägige Testphase: Wochenplan und Bewertungsbogen

Eine 30-tägige Testphase bringt nur etwas, wenn Sie schon vor dem Start wissen, was Sie dazu bewegen würde, das System zu behalten, und was dazu, es wieder abzuschalten. Schreiben Sie deshalb zuerst Ihre Ziele auf, messen Sie eine normale Woche ohne das System und erfassen Sie danach jede Woche dieselben fünf Dinge: die Zeit vom Platznehmen bis zur ersten Bestellung, wie schnell Kellnerrufe beantwortet werden, wie schnell Bestellungen bestätigt werden, was Ihr Personal sagt und welche Sprachen Ihre Gäste sprechen. An Tag 30 füllen Sie den Bewertungsbogen aus und vergleichen ihn mit den Zielen, die Sie sich am Anfang gesetzt haben.

Dieser Plan funktioniert für die Testphase jedes Bestellsystems am Tisch. Wo WaiterPilot vorkommt, liegt das daran, dass wir dessen Testphase am besten kennen: 30 Tage kostenlos, keine Einrichtungsgebühr, kein Vertrag.

Was sollten Sie vor Beginn der Testphase festlegen?

Kurz gesagt: Ihre Ziele, Ihre Messabende und wer was misst.

Drei Entscheidungen ersparen Ihnen an Tag 30 eine Menge Diskussionen:

1. Was heißt Erfolg? Schreiben Sie zwei oder drei Ziele auf, etwa „erste Bestellungen kommen freitags zur Stoßzeit schneller in der Küche an“ oder „die Servicekräfte sagen, sie laufen weniger mit Bestellungen hin und her“. Nennen Sie Zahlen, wo immer es geht.
2. Wann messen Sie? Wählen Sie jede Woche dieselben Messfenster, zum Beispiel freitags und samstags von 7 bis 9 Uhr abends und einen Mittag unter der Woche. Vergleichen Sie Freitag mit Freitag, niemals Freitag mit Montag.
3. Wer misst? Bestimmen Sie pro Schicht eine Person, die das Protokoll auf Papier führt. Steht kein Name dran, macht es niemand.

Fragen Sie den Anbieter außerdem genau, wann die 30 Tage beginnen: am Tag der Anmeldung oder am Tag, an dem Sie live gehen. Bei WaiterPilot sind die meisten Restaurants innerhalb von zwei Wochen nach dem ersten Gespräch live. Sie schicken uns Ihre Speisekarte als PDF oder als Fotos, wir spielen sie ein, und Sie prüfen sie, bevor es losgeht. Planen Sie Ihre Vergleichswoche entsprechend.

Welche fünf Dinge sollten Sie jede Woche messen?

Kurz gesagt: das Tempo bis zur ersten Bestellung, Kellnerrufe, Bestellbestätigungen, die Rückmeldungen des Personals und die Sprachen der Gäste.

Zwei weitere Zahlen lohnen jede Woche einen Blick. Die Berichte für Inhaber zeigen einen Trichter aus gescannt, gechattet und bestellt; daran sehen Sie, wie viele Gäste nach dem Scannen tatsächlich bestellen. Außerdem listen sie auf, wonach Gäste gefragt haben, das nicht auf der Karte steht, und welche Fragen der Chat nicht beantworten konnte: eine fertige To-do-Liste für die Texte Ihrer Speisekarte. Und an jedem Abend vergleicht die Zusammenfassung „Tonight“ (heute Abend) den heutigen Tag mit demselben Wochentag der Vorwoche; Sie können sie sich selbst oder einem Geschäftspartner per SMS oder WhatsApp schicken.

Bleiben Sie bei der Akzeptanz realistisch. In der Umfrage 2024 der National Restaurant Association sagten in den USA 48% der Gäste von Restaurants mit Tischservice, sie würden per QR-Code bestellen, von 69% bei den Millennials bis hinunter zu 21% bei den Babyboomern (NRA Restaurant Technology Landscape Report 2024, S. 6). Manche Gäste werden immer bei einer Servicekraft bestellen wollen, und das ist völlig in Ordnung.

Was passiert in welcher Woche?

Kurz gesagt: vorher eine Vergleichswoche, dann einspielen, messen, unter Last testen, entscheiden.

Vergleichswoche (die Woche vor dem Start). Messen Sie an Ihren Messabenden die Zeit vom Platznehmen bis zur ersten Bestellung, so wie Sie heute arbeiten. Zählen Sie, wenn möglich, wie oft Gäste einer Servicekraft zuwinken müssen. Stellen Sie dem Personal die fünf Feedbackfragen zur bisherigen Arbeitsweise, damit Sie später einen Vergleich haben.

Woche 1: einspielen. Rechnen Sie mit Reibung. Klären Sie zuerst Fragen der Einrichtung: wo der Küchenbildschirm steht, wer den Service-Bildschirm im Blick behält, wer die erste Bestellung jedes Tisches bestätigt. Bei WaiterPilot wartet die erste Bestellung an jedem Tisch, bis jemand vom Personal auf „Confirm“ tippt; danach gehen neue Bestellungen von diesem Tisch direkt in die Küche, bis das Personal den Tisch schließt. Legen Sie fest, wann die Umsätze in Ihre Kasse gebucht werden, denn es gibt keine Anbindung an das Kassensystem. Messen Sie, aber urteilen Sie noch nicht.

Woche 2: eine normale Woche messen. Halten Sie die Messfenster genau so ein wie in der Vergleichswoche. Das ist der erste faire Vergleich. Lesen Sie die Liste der Fragen, die der Chat nicht beantworten konnte, und verbessern Sie die Texte in der Speisekarte, auf die sie hinweist.

Woche 3: unter Last testen. Beobachten Sie Ihre vollsten Abende. Prüfen Sie, wie schnell erste Bestellungen bestätigt werden, wenn der Gastraum voll ist, und wie oft Kellnerrufe so lange auf dem Service-Bildschirm stehen, dass sie die Farbe wechseln. Spielen Sie mit dem Personal drei Situationen durch: ein Gericht ist mitten im Service ausverkauft (Inhaber oder Betriebsleitung markieren es vom Handy aus als ausverkauft, und der Chat bietet es umgehend nicht mehr an), eine erste Bestellung sieht falsch aus (das Personal kann sie ablehnen), und eine Allergiefrage (der Chat gibt wieder, was in der Speisekarte steht, und bittet den Gast, es mit dem Personal zu klären; das letzte Wort hat immer Ihr Personal).

Woche 4: entscheiden. Messen Sie die Messfenster ein letztes Mal, sammeln Sie den letzten Bogen des Personals ein, füllen Sie den Bewertungsbogen unten aus und halten Sie vor Ablauf der 30 Tage eine 20-minütige Besprechung mit Ihrer Serviceleitung und Ihrer Küchenleitung ab.

Welche Fragen gehören auf den Feedbackbogen für das Personal?

Stellen Sie diese fünf Fragen am Ende jeder Woche, jeweils bewertet von 1 (trifft überhaupt nicht zu) bis 5 (trifft voll und ganz zu), dazu eine offene Frage:

1. Ich wusste immer, welche Bestellungen auf mich warten.
2. Gäste haben schneller Hilfe bekommen, wenn sie welche brauchten.
3. Ich bin weniger mit Bestellungen in die Küche gelaufen.
4. Die Küche hat klarere Bons bekommen als vorher.
5. Ich würde dieses System gern behalten.
6. Was würden Sie als Erstes ändern, wenn Sie nur eine Sache ändern könnten?

Halten Sie die Bögen nach Möglichkeit anonym. Ein Wert, der von Woche 1 bis Woche 4 steigt, bedeutet meist, dass die Anfangsreibung nachlässt; ein Wert, der sinkt, deutet auf ein echtes Problem hin.

Wie sieht der Bewertungsbogen aus?

Die Ziele in dieser Tabelle sind ein Beispiel, das wir uns für Casa Olivo (ein Beispiel, kein Kunde) ausgedacht haben. Es sind weder Ergebnisse noch Vergleichswerte von WaiterPilot. Leiten Sie Ihre eigenen Ziele aus Ihrer Vergleichswoche ab.

So würde Casa Olivo die Zeile zur Zeit bis zur ersten Bestellung ausfüllen, mit ausgedachten Zahlen, nur um die Rechnung zu zeigen: Jeden Freitag werden 15 Tische erfasst; in der Vergleichswoche liegt der Median bei 11 Minuten, in Woche 4 bei 7 Minuten. Das sind 4 Minuten schneller, das Ziel von mindestens 3 Minuten ist also erreicht. Nehmen Sie den Median und nicht den Durchschnitt, damit ein einzelner langsamer Tisch das Ergebnis nicht verzerrt.

Wie treffen Sie die Entscheidung: weitermachen oder aufhören?

Kurz gesagt: Zählen Sie die erreichten Ziele, und lassen Sie bei einem Patt das Personal den Ausschlag geben.

Seien Sie bei K.-o.-Kriterien ehrlich. WaiterPilot hat keine Anbindung an Kassensystem oder Küchendrucker und nimmt keine Zahlungen an: Gäste sehen eine Live-Rechnung, teilen sie und zahlen dann bei Ihrem Personal. Wenn Sie in der Testphase gemerkt haben, dass das erneute Eintippen der Bestellungen in die Kasse zu viel Arbeit ist oder dass Ihre Gäste wirklich am Tisch bezahlen müssen, ist das ein klares Aus, und ein Werkzeug direkt aus dem Kassensystem oder eine Lösung zum Bezahlen am Tisch passt besser. Unsere Checkliste für den Kassenabgleich am Abend hilft Ihnen, die Zeit für das Nachbuchen zu beziffern.

Entscheiden Sie nicht allein nach dem Umsatz. Vier Wochen sind kurz, und der Umsatz schwankt mit Wetter und Veranstaltungen. Die beste Studie zur Bestellung am Tisch fand nur einen Effekt von etwa 1% auf die Rechnung und etwa 10% kürzere Essen (Tan und Netessine, Management Science, berichtet von Restaurant Technology News, 2019); unsere Branchenstatistiken ordnen das ein. Tempo und Arbeitslast sind der fairere Maßstab.

Was kostet es, wenn Sie weitermachen oder aufhören?

Kurz gesagt: In den 30 Tagen nichts; danach $200 pro Standort und Monat, wenn Sie es behalten; und in keinem Fall einen Vertrag.

Das vollständige Angebot finden Sie auf der Preisseite.

Wie geht es jetzt weiter?

Bevor Sie irgendeine Testphase starten, füllen Sie die Spalte der Vergleichswoche aus. Wählen Sie Ihre Messabende, bestimmen Sie die Person, die das Protokoll führt, und tragen Sie Ihre Ziele in den Bewertungsbogen ein. Wenn Sie vorher die Bildschirme sehen möchten, mit denen Ihr Personal arbeiten würde, starten Sie eine Probebestellung, lesen Sie So funktioniert’s und gehen Sie die Checkliste für die Einführung und die Checkliste für den Kauf durch. Wie Sie die erste Woche mit Ihrem Personal planen, steht in unserem Ratgeber, wie Sie die QR-Code-Bestellung am Tisch in zwei Wochen einrichten.