Wie hoch dürfen die Personalkosten im Restaurant sein? Formel und Beispiel

Einen offiziellen Richtwert dafür, was Personal ein Restaurant kosten sollte, gibt es nicht, und die meisten Prozentsätze, die online kursieren, sagen nicht, woher sie stammen. Die nützliche Zahl ist Ihre eigene: gesamte Personalkosten, einschließlich Löhnen, Überstunden, Lohnnebenkosten und Zusatzleistungen, geteilt durch den Umsatz im selben Zeitraum. Verfolgen Sie sie jede Woche, stellen Sie den Umsatz pro Arbeitsstunde daneben und vergleichen Sie mit Ihrer eigenen Vergangenheit. Dieser Ratgeber liefert die Formel, eine Beispielwoche mit allen Annahmen und die Wege, die Zahl zu senken, ohne den Service langsamer zu machen.

Die Quellen in diesem Ratgeber stammen aus den USA, und auch das Rechenbeispiel spielt dort. Die Formeln gelten in Deutschland, Österreich und der Schweiz genauso; setzen Sie Ihre eigenen Löhne und Lohnnebenkosten ein.

Gibt es einen Branchenstandard für die Personalkostenquote im Restaurant?

Kurz gesagt: keinen, den wir prüfen konnten. Wir haben gesucht, und wir nennen keine Spanne, die wir nicht auf eine benannte Quelle zurückführen können.

Suchen Sie nach „wie hoch sollten die Personalkosten im Restaurant sein“, und Sie bekommen selbstbewusste Prozentsätze, meist aus den Blogs von Software-Anbietern, meist ohne Umfrage, Stichprobe oder Datum dahinter. Ein Richtwert ohne Quelle kann Ihnen nicht sagen, ob er ein Fine-Dining-Restaurant in Manhattan beschreibt, ein Café in einer Kleinstadt oder eine Fast-Food-Kette. Damit Ihr eigenes Restaurant zu beurteilen, ist Raten mit Nachkommastelle.

Was die belegten Daten sagen: Die Margen sind dünn, und Personal ist schwer zu halten. Im Bericht der National Restaurant Association von 2026 heißt es, „42 Prozent der Betreiber gaben an, dass ihr Restaurant nicht profitabel war“, bezogen auf das Vorjahr (NRA, Februar 2026). Der US-Medianlohn für Kellnerinnen und Kellner lag im Mai 2025 bei $16.94 pro Stunde, Trinkgeld eingeschlossen (BLS). Und im Gastgewerbe in den USA lag die Kündigungsquote 2025 bei 4,2% pro Monat, etwa doppelt so hoch wie die 2,2% der gesamten Privatwirtschaft (BLS JOLTS, Table 22).

Der ehrliche Richtwert ist also Ihr eigener Verlauf. Wenn Ihre Personalkostenquote seit dem Frühjahr um drei Punkte gestiegen ist und der Umsatz nicht, sagt Ihnen das mehr als jede Zahl im Blog eines Anbieters.

Wie berechnen Sie die Personalkostenquote?

Kurz gesagt: gesamte Personalkosten eines Zeitraums, geteilt durch den gesamten Umsatz desselben Zeitraums, mal 100.

Personalkostenquote in % = gesamte Personalkosten ÷ Gesamtumsatz × 100

Die Formel ist leicht. Schwierig ist, jede Woche dasselbe zu zählen. Legen Sie einmal fest, was hineingehört, schreiben Sie es auf und bleiben Sie dabei.

Nehmen Sie den Umsatz ohne Steuer und ohne Trinkgeld, für genau dieselben Tage wie die Personalkosten.

Was ist der Umsatz pro Arbeitsstunde, und warum zusätzlich?

Kurz gesagt: Umsatz geteilt durch geleistete Stunden. Er zeigt, welche Schichten zu viele oder zu wenige Leute tragen, was eine wöchentliche Quote verdeckt.

Umsatz pro Arbeitsstunde = Umsatz ÷ geleistete Stunden

Eine wöchentliche Personalkostenquote vermischt einen ruhigen Dienstagmittag mit einem vollen Samstagabend. Der Umsatz pro Arbeitsstunde, Schicht für Schicht berechnet, trennt beides. Zählen Sie nur Stundenkräfte, damit Gehaltsstunden das Bild nicht verwischen, und vergleichen Sie dieselbe Schicht über mehrere Wochen: diesen Dienstagmittag mit den letzten vier Dienstagmittagen.

Ein Rechenbeispiel: eine Woche im Casa Olivo

Kurz gesagt: In diesem Beispiel stehen $10,427.20 Personalkosten $32,000 Umsatz gegenüber, also 32,6%.

Das Casa Olivo ist ein erfundenes Restaurant in den USA (ein Beispiel, kein Kunde). Jeder Stundensatz, jede Stundenzahl und jede Umsatzzahl unten ist eine Annahme, gewählt, um die Rechnung zu zeigen, kein Richtwert.

Die Annahmen.

• Umsatz der Woche: $32,000.
• Servicekräfte: 180 Stunden zu $10 pro Stunde, gezahlt vom Restaurant, vor dem Trinkgeld der Gäste.
• Empfang und Abräumer: 60 Stunden zu $15 pro Stunde.
• Köche: 240 Stunden zu $19 pro Stunde.
• Spüler: 60 Stunden zu $15 pro Stunde.
• Manager mit Gehalt: $1,150 pro Woche.
• Lohnnebenkosten und Zusatzleistungen: 12% auf alle Löhne und Gehälter.

$10,427.20 ÷ $32,000 = 32,6%. Der Service (Servicekräfte, Empfang und Abräumer) macht 9,5% des Umsatzes aus, die Küche 19,1%, der Manager 4,0%.

Umsatz pro Arbeitsstunde für die Woche: $32,000 ÷ 540 Stunden der Stundenkräfte = $59.26.

Nun zwei Tage aus derselben Woche:

Die Leute am Dienstag tragen jeweils deutlich weniger Umsatz als die am Samstag. Das heißt nicht automatisch, dass der Dienstag überbesetzt ist: Ein Restaurant braucht eine Mindestbesetzung, um überhaupt zu öffnen. Aber dort sollten Sie zuerst hinschauen, und in den 32,6% ist es unsichtbar.

Was bewegt die Zahl?

Kurz gesagt: Der Umsatz bewegt sie stärker, als die meisten Inhaber erwarten, weil die Personalkosten größtenteils gleich bleiben, wenn der Umsatz sinkt.

Zwei Lehren. Eine ruhige Woche hebt die Quote um mehr als drei Punkte, ohne dass jemand eine Minute mehr arbeitet. Und eine faire Lohnerhöhung für das ganze Team kostet in Prozentpunkten etwa so viel wie diese ruhige Woche. Wenn Sie eine Betriebsleitung an der Personalkostenquote messen, messen Sie sie an geplanten gegenüber benötigten Stunden, nicht an einer Zahl, die der Umsatz allein verschieben kann.

Was sind Prime Costs?

Kurz gesagt: Waren- und Getränkeeinsatz plus gesamte Personalkosten. Sie fassen Ihre zwei größten steuerbaren Kosten in einer Zahl zusammen.

Prime Costs = Wareneinsatz + gesamte Personalkosten

Prime-Cost-Quote in % = Prime Costs ÷ Umsatz × 100

Die Kennzahl ist nützlich, weil sich beide Posten gegenseitig beeinflussen: Vorgefertigte Zutaten erhöhen den Wareneinsatz und senken die Küchenstunden, alles selbst herzustellen bewirkt das Gegenteil. Wer beides zusammen beobachtet, „spart“ Personal nicht, indem er es in den Wareneinsatz verschiebt. Wie bei den Personalkosten haben wir keinen belegten Richtwert gefunden, den wir nennen würden; verfolgen Sie Ihren eigenen.

Wie senken Sie Personalkosten, ohne dem Service zu schaden?

Kurz gesagt: Streichen Sie Stunden, die nicht zur Nachfrage passen, und Aufgaben, für die kein Mensch nötig ist, nicht die Leute, auf die Ihre vollste Stunde angewiesen ist.

1. Planen Sie nach den Stunden, in denen wirklich Bestellungen kommen. Ziehen Sie aus Ihrer Kasse den Umsatz pro Stunde für die letzten vier Wochen jedes Wochentags und bauen Sie den Dienstplan darum herum, nicht um den Plan vom letzten Jahr. Wie viele Servicekräfte jede Schicht braucht, ermitteln Sie über die Reviergröße pro Servicekraft.
2. Halten Sie die Leute, die Sie eingearbeitet haben. Jeder Abgang kostet Zeit für Personalsuche und Einarbeitung; in unserem Rechenblatt zur Fluktuation im Service sind das unter genannten Annahmen etwa $1,070 pro Abgang.
3. Schulen Sie quer für die Randzeiten. Ein Empfang, der Essen bringen kann, oder ein Barkeeper, der ein Revier übernehmen kann, erlaubt es, ruhige Schichten mit einer Person weniger zu öffnen.
4. Streichen Sie Aufgaben, nicht Menschen. Der Weg zur Kasse, das wiederholte Erklären der Karte und das Holen der Rechnung sind Minuten, die dem Gast nichts bringen. Unsere Liste der Aufgaben, die Sie Servicekräften abnehmen können, geht neun davon durch.
5. Behalten Sie die Überstunden wöchentlich im Blick. Sie sind oft die günstigste Stunde, die sich streichen lässt, und das erste Zeichen, dass der Dienstplan nicht zur Woche passt.
6. Kürzen Sie nicht unter den Bedarf der vollsten Stunde. Weniger Stunden an einem vollen Abend zeigen sich als langsamer Service, verlorene Gäste und müdes Personal, das dann geht. Auch das sind Kosten; sie landen nur in einer anderen Zeile. Unsere Diagnose in neun Punkten für langsamen Service zeigt, wo ein zu knapper Dienstplan schmerzt.

Wohin gehen die Minuten der Servicekräfte?

Kurz gesagt: Laut einer kleinen Studie gehen viele davon ins Aufnehmen der Bestellung und ins Kassieren.

Ein Bericht der Cornell University hat die Zeit von Servicekräften in einem Restaurant gemessen. Die Zeit der Servicekraft pro Tisch sank von 10 Minuten 16 Sekunden auf 6 Minuten 30 Sekunden, wenn Gäste über ein Tischgerät bezahlten, und auf 3 Minuten 30 Sekunden, wenn sie darüber bestellten und bezahlten (Susskind und Curry, Cornell, 2016, S. 6). Es war ein Restaurant mit kleinen Stichproben (63, 33 und 7 Tische), und der Mitautor arbeitete für den Gerätehersteller; lesen Sie das also als Hinweis, nicht als Regel.

Gewonnene Minuten sind keine gesparten Löhne, solange Sie den Dienstplan nicht ändern, und an einem vollen Abend sollten das die meisten Inhaber auch nicht tun: Diese Minuten sind bei den Gästen besser aufgehoben. Wichtig werden können sie in der ruhigen Schicht oder an dem Abend, an dem sich jemand krankmeldet.

Wo passt WaiterPilot hinein?

Kurz gesagt: Wir behaupten nicht, dass es die Personalkosten senkt. Es verlagert einige Aufgaben auf das Handy des Gastes und bringt eine eigene mit.

Was es tut: Gäste bestellen und stellen Fragen zur Karte per Chat von ihrem Handy aus und rufen vom Tisch einen Kellner oder bitten um die Rechnung. Das Personal arbeitet mit einem Bestell-Board, einem Küchenbildschirm und einem Service-Bildschirm auf Handys oder Tablets, die es schon hat. Die Seite für den Inhaber zeigt die Stoßzeiten, die in Punkt 1 der Liste oben einfließen können.

Was es hinzufügt: WaiterPilot hat keine Kassenanbindung; wenn Sie eine Kasse nutzen, tippt also jemand die Bestellungen von Hand ein. Außerdem bestätigt das Personal die erste Bestellung jedes Tisches. Rechnen Sie diese Minuten ehrlich mit, wenn Sie abwägen.

Es kostet nach 30 Tagen kostenlos $200 pro Standort und Monat, mit 0% Provision. Um das mit Ihren eigenen Zahlen zu vergleichen, stellt der Kostenrechner Festpreise und Provisionen gegenüber. Den vollständigen Preis und was enthalten ist, finden Sie unter Preise.

Was sollten Sie als Nächstes tun?

1. Schreiben Sie anhand der Tabelle oben auf, was in Ihre Personalkosten einfließt, und halten Sie das jede Woche gleich.
2. Berechnen Sie die Personalkostenquote und den Umsatz pro Arbeitsstunde der letzten Woche.
3. Machen Sie dasselbe für jede Schicht der letzten vier Wochen und kreisen Sie die drei Schichten mit dem niedrigsten Umsatz pro Stunde ein.
4. Ändern Sie in einer dieser Schichten eine Sache und vergleichen Sie dieselbe Schicht in der nächsten Woche.