Heute unterbesetzt? 9 Aufgaben, die Sie Ihrem Service abnehmen können

Wenn Sie unterbesetzt sind, nehmen Sie Ihren Servicekräften die Laufwege und Wiederholungen ab, nicht die Gastfreundschaft. Acht der neun Aufgaben unten sind Wege, Wartezeiten und wiederholte Erklärungen, die Gäste von ihrem eigenen Handy aus anstoßen können: die erste Bestellung aufnehmen, die Karte erklären, übersetzen, die zweite Runde holen, der Rechnung hinterherlaufen und „Wo bleibt mein Essen?“ beantworten. Die neunte, das ausverkaufte Gericht, ist eine Einstellung, die Sie vor dem Service ändern. Bei Menschen bleibt: Essen tragen, Allergien prüfen, kassieren und sich um den Gast kümmern.

Im Folgenden: wie unterbesetzt die Gastronomie 2026 wirklich ist, die neun Aufgaben, eine durchgerechnete Schicht mit einer fehlenden Servicekraft und die eine Aufgabe, die ein QR-System neu mitbringt.

Wie groß ist der Personalmangel in der Gastronomie 2026?

Kurz gesagt: kleiner als 2022, aber die Fluktuation ist weiterhin etwa doppelt so hoch wie in der übrigen Privatwirtschaft.

Die folgenden Zahlen stammen aus den USA.

Quellen: BLS-JOLTS-Tabellen 22, 21, 16, 1 und 4; FE&S, 28. Apr. 2026; NRA, 6. Feb. 2025.

Die NRA berichtete außerdem, dass die Fluktuation in Restaurants 2024 „fell to an 11-year low“ (auf den tiefsten Stand seit 11 Jahren fiel) (NRA Workforce Technology, 2025). Das ehrliche Bild ist also keine Krise, sondern ein stetiger Abfluss: In einer Branche, in der jeden Monat etwa 4 von 100 Beschäftigten kündigen, hat fast jeder Dienstplan irgendwo eine Lücke, und irgendjemand im Service ist heute Abend neu.

Welche 9 Aufgaben können Sie Ihren Servicekräften abnehmen?

Kurz gesagt: alles, was ein Weg, eine Wartezeit oder eine Wiederholung ist. Hier die Liste, was jede Aufgabe kostet und was sie übernehmen kann.

Wie wandert jede Aufgabe aus dem Service?

Kurz gesagt: Der Gast stößt den Wunsch von seinem Handy aus an, und eine Servicekraft kümmert sich nur dann darum, wenn ein Mensch gebraucht wird. So handhabt WaiterPilot jede einzelne.

Aufgaben 1 und 4: Bestellungen. Gäste scannen den QR-Code auf ihrem Tisch, und die Speisekarte öffnet sich im Browser ihres Handys, ohne App und ohne Registrierung. Sie bestellen per Chat in ihren eigenen Worten. Die erste Bestellung an jedem Tisch wartet, bis jemand vom Personal auf „Confirm“ (Bestätigen) tippt; so sieht weiterhin ein Mensch die Bestellung jedes neuen Tisches. Danach gehen neue Bestellungen von diesem Tisch direkt in die Küche, bis das Personal den Tisch schließt. Für die zweite Runde muss niemand hingehen.

Aufgaben 2 und 3: Fragen und Sprache. Der Chat beantwortet Fragen zur Karte aus Ihrer Speisekarte. Wenn die Karte etwas nicht hergibt, bittet er den Gast, eine Servicekraft zu fragen; Lücken landen also wieder bei Menschen. Der Chat antwortet in der Sprache, in der der Gast schreibt. Getestet haben wir Englisch, Arabisch (mehrere Dialekte) und Spanisch; die meisten anderen Sprachen beantwortet er ebenfalls. Die Schaltflächen auf dem Gästebildschirm sind auf Englisch oder Arabisch, und Gerichte erscheinen mit den Namen, wie sie in Ihrer Speisekarte stehen. Ein Haken: Sonderwünsche kommen als kurze Notiz auf den Bon, so wie der Wunsch aufgenommen wurde, und Notizen werden für das Personal nicht übersetzt.

Aufgaben 5 und 6: Rufe und Rechnung. Gäste rufen den Kellner oder bitten vom Handy aus um die Rechnung. Der Wunsch erscheint innerhalb von Sekunden auf dem Service-Bildschirm, und beim Rechnungswunsch wird bar oder Karte abgefragt, damit die Servicekraft das Kartenterminal mitbringt. Wartende Rufe wechseln nach 1, 5 und 10 Minuten die Farbe, damit niemand in einer Ecke vergessen wird. Mehr dazu unter Kellnerruf und Rechnung.

Aufgabe 7: Teilen. Die Rechnung bleibt auf jedem Handy am Tisch live, einschließlich Steuer und eines von Ihnen festgelegten Service- oder Bedienungszuschlags. Gäste teilen sie gleichmäßig auf oder sehen nur ihren eigenen Anteil. Bezahlt wird weiterhin bei Ihrem Personal: WaiterPilot nimmt keine Zahlungen an.

Aufgabe 8: Status. Nach „Confirm“ zeigt das Handy des Gastes die Bestellung als „Awaiting staff“ (wartet auf das Personal), dann als „In kitchen“ (in der Küche) mit der Bestellnummer. Weniger Gäste müssen nachfragen.

Aufgabe 9: ausverkauft. Ein Inhaber oder Manager markiert ein Gericht vom Handy aus als ausverkauft, und WaiterPilot bietet es von diesem Moment an nicht mehr an. Tun Sie das vor dem Service und noch einmal in dem Moment, in dem die Küche es meldet.

Was bleibt bei Ihren Servicekräften?

Kurz gesagt: alles, was Urteilsvermögen, Hände oder Herzlichkeit braucht.

• Essen und Getränke tragen. Das Personal bereitet das Essen zu und serviert es. Kein QR-System trägt einen Teller an Tisch 9.
• Allergien. WaiterPilot gibt wieder, was in Ihrer Speisekarte steht, und bittet den Gast, es mit dem Personal zu klären; das letzte Wort hat immer Ihr Personal. Von sich aus alarmiert es das Personal nicht. Machen Sie deshalb eine Hausregel daraus: Bei jeder Erwähnung einer Allergie geht ein Mensch an den Tisch. Siehe Allergien und Ernährungsfragen.
• Gäste, die lieber mit einem Menschen sprechen. In der Umfrage der NRA von 2024 sagten 48% der Gäste in Restaurants mit Tischservice in den USA, dass sie per QR-Code bestellen würden, bei den Babyboomern nur 21%; 64% würden „traditional service from employees“ (klassischen Service durch Mitarbeitende) einem Restaurant vorziehen, das „incorporates technology“ (Technik einsetzt) (NRA, 2024). Lassen Sie die gedruckte Speisekarte auf dem Tisch und nehmen Sie deren Bestellung wie gewohnt auf.
• Bezahlung. Bringen Sie das Kartenterminal, wie bisher.
• Eine neue Aufgabe: die Kasse. WaiterPilot hat keine Anbindung an Kassensystem oder Küchendrucker. Das Personal arbeitet mit seinen Bildschirmen auf Handys oder Tablets, und jemand gibt jede Bestellung in die Kasse ein. Legen Sie fest, wer das macht und wann. Unsere Checkliste für den Kassenabgleich bei QR-Bestellungen rechnet vor, wie lange das dauert.

Eine durchgerechnete Schicht: Casa Olivo mit einer Servicekraft weniger

Kurz gesagt: In diesem Beispiel wandern an einem Freitag etwa 4,7 Stunden Servicezeit aus dem Gastraum. Casa Olivo ist ein fiktives Restaurant (ein Beispiel, kein Kunde); jede Zahl unten ist eine Annahme zur Veranschaulichung, keine Messung.

Das Casa Olivo hat 18 Tische und arbeitet freitags normalerweise mit vier Servicekräften. Heute hat sich eine krankgemeldet, und es werden etwa 40 Gruppen platziert. Hier die Minuten, die eine Servicekraft pro Gruppe für die Aufgaben aufwendet, die sich verlagern lassen, vorher und wenn Gäste vom Handy aus bestellen:

Sieben Minuten weniger pro Gruppe, mal 40 Gruppen, sind 280 Minuten oder etwa 4,7 Stunden. Auf drei Servicekräfte verteilt sind das über die Schicht etwa 90 Minuten für jede.

Ist das dasselbe wie eine vierte Servicekraft? Nein. Die fehlende Kollegin hätte auch Teller getragen, Tische eingedeckt und Dinge bemerkt. Es bedeutet aber, dass drei Servicekräfte diese 90 Minuten jeweils an Tischen verbringen, die sie brauchen, statt zu Tischen zu laufen, die nur ein Getränk bestellen wollten. Zur Einordnung: Ein Cornell-Bericht ergab, dass die Zeit pro Tisch für die Servicekraft in einem Restaurant um 65% sank, wenn Gäste an einem Tischgerät bestellten und bezahlten, von 10 Minuten 16 Sekunden auf 3 Minuten 30 Sekunden, wobei in dieser Gruppe nur 7 Tische beobachtet wurden (Susskind und Curry, Cornell, 2016, S. 6). Unsere Annahmen liegen im selben Bereich, bleiben aber Annahmen. Stoppen Sie Ihre eigenen Zeiten.

Heißt das, dass Sie weniger Servicekräfte brauchen?

Kurz gesagt: nein. Es heißt, dass die Servicekräfte, die Sie haben, mehr von der Arbeit erledigen, die nur Menschen leisten können.

Die Betreiber sehen das genauso: In der Umfrage der NRA von 2024 sagten 69%, Technik „will augment rather than replace human labor“ (werde menschliche Arbeit ergänzen statt ersetzen) (NRA, 2024). Genau darauf ist WaiterPilot ausgelegt. Es übernimmt Bestellungen und Wünsche, damit sich Servicekräfte auf die Gäste konzentrieren können. An einem voll besetzten Abend fließt die Zeit in besseren Service. An einem unterbesetzten Abend ist es der Unterschied zwischen drei Servicekräften am Limit und dreien, die noch Zeit für ein „Guten Abend“ haben.

Was sollten Sie vor Ihrer nächsten unterbesetzten Schicht tun?

Eine Checkliste für die Schichtleitung, egal welche Tools Sie nutzen:

1. Markieren Sie die ausverkauften Gerichte des Abends, bevor Sie öffnen.
2. Schreiben Sie die Antworten in die Speisekarte. Schärfegrad, vegetarisch, was zu jedem Gericht dazugehört. Jede gedruckte Antwort ist eine Frage, die niemand einer Servicekraft stellen muss.
3. Teilen Sie den Gastraum nach Revieren auf, nicht nach Aufgaben, sodass jede Servicekraft eine Gruppe von Tischen von Anfang bis Ende betreut.
4. Bestimmen Sie eine Person für Allergien und das Bestätigen erster Bestellungen, mit Vertretung in den Pausen.
5. Legen Sie fest, wer Bestellungen in die Kasse eingibt, und wann: sobald Bestellungen bestätigt sind oder wenn der Tisch um die Rechnung bittet. Mischen Sie beides nicht.
6. Bereiten Sie Besteckkörbe zum Neueindecken vor, damit ein Abräumer, oder wer gerade frei ist, einen Tisch in wenigen Minuten wieder fertig hat.
7. Sagen Sie Gästen früh Bescheid, wenn die Küche heute langsam ist. Eine angekündigte Wartezeit ist besser als eine unerklärte.

Wie geht es weiter?

Wenn Ihre Servicekräfte ihren Freitag vor allem mit den Aufgaben 1 bis 8 verbringen, sehen Sie sich an, wie es funktioniert, und starten Sie dann eine Probebestellung aus beiden Perspektiven. WaiterPilot kostet pauschal $200 pro Standort und Monat nach 30 Tagen kostenlos, mit 0% Provision. Zahlen zur Fluktuation und zu den Personalkosten finden Sie in unseren Branchenzahlen, und wie Sie in der Stoßzeit Tische schneller freibekommen, ohne Gäste zu hetzen, im Ratgeber zum Tischumschlag.