Speisekarte für digitale Bestellungen vorbereiten: eine Checkliste

Eine Speisekarte ist bereit für digitale Bestellungen, wenn sie schriftlich alles sagt, was Ihr Service sonst am Tisch erklären würde. Das heißt: ein klarer Name für jedes Gericht, die Auswahlen, die jedes Gericht braucht (und welche davon Pflicht sind), Extras mit ihren Preisen, Zutaten und die Allergene, die Ihre Küche bestätigt hat, und ein Foto, wo Sie eines haben. Bei WaiterPilot schicken Sie die Speisekarte als PDF oder Fotos, jemand aus unserem Team spielt sie ein, und Sie prüfen sie, bevor ein Gast sie zu sehen bekommt.

Dieser Ratgeber geht jeden Teil der Speisekarte in der Reihenfolge durch, in der das Einrichtungsteam daran arbeitet. Am Ende stehen eine Checkliste zum Ausdrucken und ein durchgerechnetes Beispiel dafür, wie lange die Arbeit dauert.

Warum ist die Speisekarte bei digitalen Bestellungen wichtiger?

Kurz gesagt: Eine Servicekraft kann Lücken aus dem Gedächtnis füllen, Software nicht. Ein digitales Bestellsystem kann nur wiedergeben, was in Ihrer Speisekarte steht.

Am Tisch weiß eine gute Servicekraft, dass zum Fisch Pommes kommen, wenn man nicht nach Salat fragt, dass der Burger medium gebraten wird, wenn man nichts anderes sagt, und dass im Hausdressing Senf steckt. Gedruckt ist davon meist nichts. Wenn Gäste auf dem Handy bestellen, muss dieses Wissen irgendwo aufgeschrieben sein, sonst bekommt es niemand.

WaiterPilot beantwortet Fragen der Gäste aus Ihrer Speisekarte und aus nichts anderem. Wenn die Karte etwas nicht hergibt, sagt der Chat dem Gast, dass ihm diese Information fehlt, und bittet ihn, bei einem Mitglied des Personals nachzufragen. Das ist die sichere Grundeinstellung, aber jede unbeantwortete Frage ist ein Gast, der auf einen Menschen wartet. Je mehr Ihre Speisekarte sagt, desto seltener passiert das.

Gäste wollen die Details tatsächlich. In der Umfrage der National Restaurant Association von 2024 unter Gästen von Restaurants mit Tischservice nannten 21% Angaben zum Essen wie Allergene als einen Bereich, in dem Technologie am meisten helfen sollte, neben einfacherem und schnellerem Bestellen (28%) (NRA, 2024, S. 7).

Was spielt das Einrichtungsteam aus Ihrem PDF ein?

Kurz gesagt: Gerichtnamen, Rubriken, Preise, Beschreibungen, Auswahlen und Extras, dazu Fotos, wenn Sie welche schicken. Sie prüfen alles vor dem Start.

Schicken Sie Ihre aktuelle Speisekarte als PDF oder als gut lesbare Fotos jeder Seite. Jemand aus unserem Team spielt sie in WaiterPilot ein; das Produkt selbst liest keine Fotos von Speisekarten. Das Einspielen der Speisekarte gehört zur kostenlosen Einrichtung, und die meisten Restaurants sind innerhalb von zwei Wochen nach dem ersten Gespräch live. Die Zeit geht vor allem in die gemeinsame Prüfung der Speisekarte, denn der Chat antwortet aus ihr.

Steuer, Servicezuschläge und ein eventueller Bedienungszuschlag gehören nicht zur Speisekarte. Sie legen sie getrennt als Rechnungsposten fest, und sie erscheinen auf der Live-Rechnung des Gastes.

Wie sollten Sie Gerichtnamen schreiben?

Kurz gesagt: Nehmen Sie den Namen, den Ihr Personal und Ihre Küche schon benutzen, und lassen Sie ihn das Gericht beschreiben.

Bons zeigen die Gerichtnamen so, wie sie in der Speisekarte stehen; der Name, den ein Gast bestellt, ist also der Name, den die Küche liest. Ein paar Regeln helfen:

• Ein Gericht, ein Name. Wenn auf der Karte „Casa-Burger“ steht und die Küche ihn „den Doppelten“ nennt, entscheiden Sie sich vor der Einrichtung für einen Namen.
• Sagen Sie, was es ist. „Omas Sonntag“ sagt niemandem etwas. „Omas Sonntag: langsam geschmorte Lammschulter“ funktioniert auf dem Handy und auf dem Bon.
• Halten Sie Größen und Varianten aus dem Namen heraus. „Limonade (groß)“ und „Limonade (klein)“ sind besser ein Gericht mit einer Pflichtauswahl für die Größe.
• Führen Sie Übersetzungen als zusätzlichen Text, nicht als Namen. Arabische Namen und Beschreibungen werden neben den englischen gespeichert. Der Speisekarten-Editor zeigt, wie viel Ihrer Speisekarte ein arabischsprachiger Gast auf Arabisch liest; was fehlt, sieht er auf Englisch. Gäste, die in anderen Sprachen schreiben, bekommen Antworten in ihrer eigenen Sprache, mit den Gerichtnamen so, wie sie in Ihrer Speisekarte stehen.

Wie schreiben Sie Auswahlen, Beilagen und Extras?

Kurz gesagt: Führen Sie jede Auswahl auf, nach der eine Servicekraft fragen würde, sagen Sie, welche Pflicht sind, und versehen Sie jedes kostenpflichtige Extra mit einem Preis.

Hier sind die meisten Speisekarten am dünnsten, und hier gehen digitale Bestellungen schief. In WaiterPilot müssen Pflichtauswahlen (eine Größe, eine Beilage, eine Geschmacksrichtung) gewählt sein, bevor eine Bestellung bestätigt werden kann, und der Chat fragt den Gast danach. Eine fehlende Auswahlgruppe bedeutet also entweder eine falsche Bestellung oder eine Servicekraft, die zum Nachfragen an den Tisch kommt.

Hier ein Gericht, auf zwei Arten geschrieben. Casa Olivo ist ein fiktives Restaurant, das wir für Beispiele verwenden (ein Beispiel, kein Kunde).

Die rechte Spalte ist das, wonach ein Gast fragen kann und was der Küchenbon zeigen kann. Notizen wie „ohne Kräuterbutter“ kommen so auf den Bon, wie der Wunsch aufgenommen wurde, und sie werden für das Personal nicht übersetzt.

Wie schreiben Sie Zutaten und Allergene?

Kurz gesagt: Schreiben Sie auf, was in jedem Gericht steckt, auch die versteckten Zutaten, und führen Sie nur die Allergene auf, die Ihre Küche bestätigt hat.

Allergene verstecken sich in Saucen, Dressings, Fonds, Marinaden, Frittierfett, Garnituren und dem Brot dazu. Das sind die Zutaten, die Gäste nicht sehen und die der Service vergisst. Schreiben Sie sie in die Beschreibung.

Dann die Allergen-Zeile. Führen Sie nur auf, was Ihre Küche geprüft hat, und lassen Sie den Rest lieber leer, als zu raten. Wenn ein Gast nach einer Allergie fragt, gibt WaiterPilot wieder, was in Ihrer Speisekarte steht, und bittet den Gast, es mit dem Personal zu klären. Es sagt einem Gast nie, dass ein Gericht unbedenklich ist, und es alarmiert das Personal nicht von sich aus. Das letzte Wort hat immer Ihr Team; verbinden Sie die Speisekarte deshalb mit einer Hausregel: Jede Erwähnung einer Allergie heißt, dass ein Mensch an den Tisch geht. Unsere Seite zu Allergien und Ernährungsfragen beschreibt diese Regel und fasst zusammen, was die Allergenvorschriften in den USA, der EU und Großbritannien von Restaurants verlangen.

Für Ernährungshinweise gilt dieselbe Regel. Kennzeichnen Sie ein Gericht nur dann als vegetarisch, vegan, halal oder glutenfrei, wenn Ihre Küche dafür geradestehen kann.

Was ist mit Preisen und Fotos?

Kurz gesagt: Die Preise müssen genau mit Ihrer gedruckten Speisekarte übereinstimmen, und Fotos lohnen sich für die Gerichte, nach denen Gäste am häufigsten fragen.

Preise. Gäste sehen auf dem Handy dieselben Preise wie auf der gedruckten Speisekarte; prüfen Sie sie also Zeile für Zeile. Steuer und einen eventuellen Service- oder Bedienungszuschlag legen Sie getrennt fest, als Rechnungsposten auf der Live-Rechnung des Gastes. WaiterPilot lässt Sie Preise für Gäste auch ausblenden, was manche Restaurants bevorzugen.

Fotos. Ein Gerichtname im Chat von WaiterPilot öffnet das Foto des Gerichts; ein Gast, der fragt „Was ist die Mezze-Platte?“, kann sie also sehen. Sie brauchen nicht von allem ein Foto. Fangen Sie an mit:

• Ihren Bestsellern;
• Gerichten mit ungewohnten Namen;
• allem, was Gäste die Servicekraft oft beschreiben lassen.

Fotografieren Sie bei Tageslicht oder gleichmäßigem Licht, ein Gericht pro Foto, angerichtet wie serviert. Eine Handykamera reicht. Vermeiden Sie Fotos von Gerichten, die Sie nicht mehr anbieten.

Ihre Checkliste für die Speisekarte

Drucken Sie diese aus und arbeiten Sie sie ab, bevor Sie die Speisekarte schicken.

1. Tragen Sie die aktuelle Speisekarte zusammen, inklusive Getränken, Desserts und Tagesgerichten, die Sie oft anbieten.
2. Geben Sie jedem Gericht einen Namen, den Gast, Service und Küche gleichermaßen benutzen.
3. Machen Sie aus Größen und Varianten Auswahlen bei einem Gericht, nicht getrennte Gerichte.
4. Führen Sie für jedes Gericht jede Auswahl auf, nach der eine Servicekraft fragen würde.
5. Kennzeichnen Sie jede Auswahl als Pflicht oder optional.
6. Versehen Sie jedes kostenpflichtige Extra mit einem Preis.
7. Schreiben Sie eine Beschreibung von ein oder zwei Zeilen, die „scharf?“, „vegetarisch?“ und „was ist dabei?“ beantwortet.
8. Ergänzen Sie versteckte Zutaten: Saucen, Dressings, Öle, Garnituren, Brot.
9. Ergänzen Sie die Allergene, die Ihre Küche bestätigt hat, und lassen Sie unbestätigte leer.
10. Prüfen Sie jeden Preis gegen die gedruckte Speisekarte.
11. Sammeln Sie Fotos für Bestseller und ungewohnte Gerichte.
12. Ergänzen Sie arabische Namen und Beschreibungen, wenn Sie welche haben.
13. Notieren Sie die Gerichte, die Sie nicht jeden Tag anbieten, damit Sie wissen, welche Sie vor dem Service als ausverkauft markieren.
14. Schicken Sie alles als PDF oder Fotos und prüfen Sie dann die eingespielte Speisekarte Zeile für Zeile.

Wie lange dauert das? Ein durchgerechnetes Beispiel im Casa Olivo

Casa Olivo ist ein fiktives Restaurant (ein Beispiel, kein Kunde). Die Minuten unten sind Annahmen, die Sie durch Ihre eigenen ersetzen.

Casa Olivo hat 40 Gerichte und 12 Getränke. Die gedruckte Speisekarte enthält Namen und Preise, ein paar einzeilige Beschreibungen und keine Allergen-Zeilen.

Fünf Stunden sind echte Arbeit, aber das meiste davon heißt, aufzuschreiben, was die Küche schon weiß, und es ist dieselbe Arbeit, die eine neue Servicekraft braucht, um die Speisekarte zu lernen. Das Einspielen übernimmt das Einrichtungsteam; Inhaber und Küchenchef erledigen die Teile, die nur sie erledigen können. Die Allergen-Prüfung ist die Zeile, an der Sie nicht sparen sollten.

Wie halten Sie die Speisekarte nach dem Start aktuell?

Kurz gesagt: Markieren Sie ausverkaufte Gerichte vor dem Service und schließen Sie die Lücken, die Ihnen die Berichte zeigen.

• Ausverkauft. Inhaber oder Geschäftsführung markieren ein Gericht vom Handy aus als ausverkauft, und WaiterPilot bietet es sofort nicht mehr an. Erledigen Sie das, bevor Sie die Türen öffnen.
• Fragen, die der Chat nicht beantworten konnte. Die Auswertungen für den Inhaber listen Fragen auf, die der Chat nicht beantworten konnte, und Wünsche von Gästen, die nicht auf der Speisekarte stehen. Jeder Eintrag ist eine Zeile zum Ergänzen.
• Neue Rezepte oder Lieferanten. Eine neue Sauce oder ein anderes Brot ändert die Antwort. Aktualisieren Sie die Beschreibung, oder markieren Sie das Gericht als ausverkauft, bis sie stimmt.

Was Sie als Nächstes tun können

Tragen Sie Ihre aktuelle Speisekarte zusammen und arbeiten Sie die Checkliste oben ab. Die Checkliste für den Start zeigt, was die Einrichtung sonst noch umfasst, von den Rechnungsposten bis zum Testabend, und So funktioniert’s zeigt den Bestellablauf, den Ihre Speisekarte speist. Wenn Sie zuerst sehen möchten, wie eine Speisekarte echte Fragen beantwortet, starten Sie eine Probebestellung. Einrichtung, Einspielen der Speisekarte, QR-Tischaufsteller und Schulung des Personals sind kostenlos, und die ersten 30 Tage sind kostenlos; danach kostet es $200 pro Standort und Monat, mit 0% Provision und ohne Vertragsbindung. Die Details finden Sie auf der Preisseite.