Come preparare il menu per l'ordinazione digitale: la checklist

Un menu è pronto per l’ordinazione digitale quando dice, per iscritto, tutto ciò che i suoi camerieri altrimenti spiegherebbero al tavolo. Vuol dire un nome chiaro per ogni piatto, le scelte che ogni piatto richiede (e quali sono obbligatorie), le aggiunte con il loro prezzo, gli ingredienti e gli allergeni confermati dalla sua cucina, e una foto quando c’è. Con WaiterPilot lei invia il menu in PDF o in foto, una persona del nostro team lo carica e lei lo controlla prima che lo veda qualsiasi cliente.

Questa guida affronta ogni parte del menu nell’ordine in cui la segue il team di attivazione. Si chiude con una checklist da stampare e un esempio con i calcoli su quanto tempo richiede il lavoro.

Perché il menu conta di più con l’ordinazione digitale?

In breve: un cameriere colma le lacune a memoria, un software no. Uno strumento di ordinazione digitale può solo ripetere ciò che dice il suo menu.

Al tavolo, un buon cameriere sa che il pesce viene servito con le patatine a meno che il cliente non chieda l’insalata, che l’hamburger è cotto a punto se non si dice altrimenti e che il condimento della casa contiene senape. Di solito niente di tutto questo è stampato. Quando i clienti ordinano dal telefono, queste conoscenze devono essere scritte da qualche parte, altrimenti non arrivano a nessuno.

WaiterPilot risponde alle domande dei clienti in base al suo menu e a nient’altro. Quando il menu non lo dice, la chat risponde al cliente di non avere quell’informazione e lo invita a verificare con un membro dello staff. È l’impostazione prudente, ma ogni domanda senza risposta è un cliente che aspetta una persona. Più il menu dice, meno succede.

I clienti i dettagli li vogliono. Nel sondaggio 2024 della National Restaurant Association tra i clienti dei ristoranti con servizio al tavolo, il 21% indicava le informazioni sui piatti, come gli allergeni, tra gli ambiti in cui la tecnologia dovrebbe aiutare di più, insieme al rendere l’ordinazione più facile e veloce (28%) (NRA, 2024, p. 7).

Che cosa carica il team di attivazione dal suo PDF?

In breve: nomi dei piatti, sezioni, prezzi, descrizioni, scelte e aggiunte, e le foto se le invia. Lei controlla tutto prima di andare online.

Invii il menu attuale in PDF, oppure foto nitide di ogni pagina. Una persona del nostro team lo carica in WaiterPilot; il prodotto in sé non legge le foto dei menu. Il caricamento del menu fa parte dell’attivazione gratuita, e la maggior parte dei ristoranti è operativa entro due settimane dalla prima telefonata. Il tempo se ne va soprattutto nel controllare il menu insieme a lei, perché la chat risponde in base a quello.

Imposte, coperto o servizio e un’eventuale mancia fissa non fanno parte del menu. Si impostano a parte come voci del conto e compaiono nel conto in tempo reale del cliente.

Come scrivere i nomi dei piatti?

In breve: usi il nome che già usano staff e cucina, e faccia in modo che descriva il piatto.

Le comande mostrano i nomi dei piatti così come sono scritti sul menu, quindi il nome che il cliente ordina è il nome che legge la cucina. Qualche regola aiuta:

• Un piatto, un nome. Se sul menu c’è “Casa burger” e in cucina lo chiamano “il doppio”, ne scelga uno prima dell’attivazione.
• Dica che cos’è. “La domenica della nonna” non dice niente a nessuno. “La domenica della nonna: spalla d’agnello cotta lentamente” funziona sul telefono e sulla comanda.
• Tenga formati e varianti fuori dal nome. “Limonata (grande)” e “Limonata (piccola)” funzionano meglio come un unico piatto con una scelta obbligatoria del formato.
• Tenga le traduzioni come testo aggiuntivo, non come nome. Nomi e descrizioni in arabo vengono salvati accanto a quelli in inglese. L’editor del menu mostra quanta parte del menu un cliente arabofono legge in arabo; ciò che manca gli viene mostrato in inglese. I clienti che scrivono in altre lingue ricevono risposte nella propria lingua, con i nomi dei piatti come sono scritti sul suo menu.

Come scrivere scelte, contorni e aggiunte?

In breve: elenchi ogni scelta che un cameriere chiederebbe, indichi quali sono obbligatorie e dia un prezzo a ogni aggiunta a pagamento.

È qui che la maggior parte dei menu è più scarna, ed è qui che gli ordini digitali vanno storti. In WaiterPilot le scelte obbligatorie (un formato, un contorno, un gusto) vanno fatte prima che un ordine possa essere confermato, e la chat le chiede al cliente. Quindi un gruppo di scelte mancante significa un ordine sbagliato oppure un cameriere che deve andare a chiedere.

Ecco lo stesso piatto scritto in due modi. Casa Olivo è un ristorante immaginario che usiamo per gli esempi (un esempio, non un cliente).

La colonna di destra è ciò su cui un cliente può fare domande e ciò che la comanda della cucina può mostrare. Note come “senza burro alle erbe” finiscono sulla comanda così come la richiesta è stata raccolta, e non vengono tradotte per lo staff.

Come scrivere ingredienti e allergeni?

In breve: scriva che cosa c’è in ogni piatto, compresi gli ingredienti nascosti, e indichi solo gli allergeni confermati dalla sua cucina.

Gli allergeni si nascondono in salse, condimenti, fondi, marinature, olio di frittura, guarnizioni e nel pane servito a parte. Sono gli ingredienti che i clienti non vedono e che i camerieri dimenticano. Li scriva nella descrizione.

Poi la riga degli allergeni. Indichi solo ciò che la sua cucina ha verificato, e lasci vuoto il resto invece di tirare a indovinare. Quando un cliente chiede di un’allergia, WaiterPilot riporta ciò che dice il suo menu e chiede al cliente di verificare con lo staff. Non dice mai a un cliente che un piatto è sicuro, e non avvisa lo staff da solo. L’ultima parola spetta sempre al suo personale, quindi abbini il menu a una regola della casa: ogni volta che si parla di allergie, una persona va al tavolo. La nostra pagina su allergie e domande sulla dieta illustra questa regola e riassume che cosa chiedono ai ristoranti le norme sugli allergeni di Stati Uniti, Unione europea e Regno Unito.

Per le etichette alimentari vale la stessa regola. Segni un piatto come vegetariano, vegano, halal o senza glutine solo se la sua cucina può garantirlo.

E prezzi e foto?

In breve: i prezzi devono corrispondere esattamente al menu stampato, e vale la pena aggiungere le foto dei piatti su cui i clienti chiedono di più.

Prezzi. Sul telefono i clienti vedono gli stessi prezzi del menu stampato, quindi li controlli riga per riga. Le imposte e l’eventuale servizio o mancia fissa che aggiunge si impostano a parte, come voci del conto in tempo reale del cliente. WaiterPilot permette anche di nascondere i prezzi ai clienti, cosa che alcuni ristoranti preferiscono.

Foto. Nella chat di WaiterPilot il nome di un piatto ne apre la foto, quindi un cliente che chiede “che cos’è il piatto di mezze?” può vederlo. Non serve una foto di tutto. Parta da:

• i piatti più venduti;
• i piatti con nomi poco familiari;
• tutto ciò che i clienti chiedono spesso al cameriere di descrivere.

Scatti alla luce del giorno o con una luce uniforme, un piatto per foto, impiattato come viene servito. La fotocamera del telefono va benissimo. Eviti le foto di piatti che non fa più.

La checklist del suo menu

La stampi e la segua punto per punto prima di inviare il menu.

1. Raccolga il menu attuale, comprese bevande, dessert e i fuori menu che propone spesso.
2. Dia a ogni piatto un solo nome, usato da cliente, cameriere e cucina.
3. Trasformi formati e varianti in scelte su un unico piatto, non in piatti separati.
4. Per ogni piatto, elenchi ogni scelta che chiederebbe un cameriere.
5. Segni ogni scelta come obbligatoria o facoltativa.
6. Dia un prezzo a ogni aggiunta a pagamento.
7. Scriva una descrizione di una o due righe che risponda a “è piccante?”, “è vegetariano?” e “con che cosa viene servito?”.
8. Aggiunga gli ingredienti nascosti: salse, condimenti, oli, guarnizioni, pane.
9. Aggiunga gli allergeni confermati dalla cucina e lasci vuoti quelli non confermati.
10. Controlli ogni prezzo rispetto al menu stampato.
11. Raccolga le foto dei piatti più venduti e di quelli poco familiari.
12. Aggiunga nomi e descrizioni in arabo, se li ha.
13. Annoti i piatti che non serve tutti i giorni, così sa quali segnare come esauriti prima del servizio.
14. Lo invii in PDF o in foto, poi controlli riga per riga il menu caricato.

Quanto tempo ci vuole? Un esempio con i calcoli da Casa Olivo

Casa Olivo è un ristorante immaginario (un esempio, non un cliente). I minuti qui sotto sono ipotesi da sostituire con le sue.

Casa Olivo ha 40 piatti e 12 bevande. Il suo menu stampato ha nomi e prezzi, qualche descrizione di una riga e nessuna indicazione degli allergeni.

Cinque ore sono lavoro vero, ma per lo più si tratta di mettere per iscritto ciò che la cucina sa già, ed è lo stesso lavoro che serve a un nuovo cameriere per imparare il menu. Il caricamento lo fa il team di attivazione; il titolare e il capocuoco fanno le parti che solo loro possono fare. La verifica degli allergeni è la voce da non accorciare.

Come tenere il menu aggiornato dopo il lancio?

In breve: segni i piatti esauriti prima del servizio e colmi le lacune che le mostrano i report.

• Esauriti. Il titolare o il responsabile segna un piatto come esaurito dal telefono, e WaiterPilot smette subito di proporlo. Lo faccia prima di aprire.
• Domande a cui non ha saputo rispondere. Le statistiche del titolare elencano le domande a cui la chat non ha saputo rispondere e le richieste dei clienti per cose che non sono sul menu. Ognuna è una riga da aggiungere.
• Cambi di ricetta o di fornitore. Una salsa nuova o un pane diverso cambiano la risposta. Aggiorni la descrizione, oppure segni il piatto come esaurito finché non è corretta.

Che cosa fare adesso

Raccolga il menu attuale e segua la checklist qui sopra. La checklist di attivazione mostra che cos’altro comprende l’attivazione, dalle voci del conto alla serata di prova, e come funziona mostra il percorso dell’ordine che il suo menu alimenta. Se prima vuole vedere come un menu risponde a domande reali, provi un ordine di esempio. Attivazione, caricamento del menu, cartoncini QR e formazione dello staff sono gratuiti, e i primi 30 giorni sono gratis; poi costa $200 al mese per locale, con 0% di commissioni e nessun contratto. I dettagli sono nella pagina dei prezzi.