Bestellen per WhatsApp im Restaurant: so geht es, und wann es am Tisch passt

Bestellungen per WhatsApp funktionieren gut, solange der Gast noch nicht in Ihrem Gastraum sitzt: Abholung, Lieferung, Catering, Vorbestellungen für den nächsten Tag und Stammgäste, die Ihnen ohnehin schreiben. Für Gäste im Lokal passen sie schlechter. Eine Tischbestellung muss wissen, von welchem Tisch sie kommt, sie braucht eine Prüfung durch das Personal, bevor die erste Bestellung gekocht wird, und sie braucht eine gemeinsame Rechnung, die alle am Tisch sehen können. Für nichts davon wurden Chat-Apps gebaut.

Wir entwickeln WaiterPilot, einen KI-Kellner von BroadNet.AI, und WaiterPilot ist kein WhatsApp-Werkzeug. Gäste scannen den QR-Code auf ihrem Tisch und bestellen per Chat im Browser des Handys, ohne App und ohne Handynummer. Bestellungen per WhatsApp, zum Abholen oder zur Lieferung nimmt es nicht an. Wenn Sie genau das brauchen, passt ein Dienst für WhatsApp-Bestellungen besser, und dieser Ratgeber zeigt Ihnen, wie Sie einen auswählen.

Wie funktioniert die Bestellung per WhatsApp im Restaurant?

Kurz gesagt: Der Gast schickt die Bestellung in einem WhatsApp-Chat, und ein Mensch oder ein Chatbot kümmert sich darum.

Es gibt drei gängige Varianten, von der einfachsten bis zur am stärksten automatisierten:

1. Antworten von Hand. Der Gast schreibt an Ihre WhatsApp-Business-Nummer. Jemand vom Personal beantwortet Fragen, notiert die Bestellung und bestätigt Uhrzeit und Preis. Dafür brauchen Sie keine Bestellsoftware, aber jede Nachricht kostet Arbeitszeit.
2. Ein Speisekarten-Link, der die Bestellung in den Chat schickt. Der Gast tippt auf einen Link, wählt Gerichte aus einer Online-Speisekarte, und die fertige Bestellung landet als Nachricht in Ihrem Chat. Das Personal bestätigt sie und gibt sie ein.
3. Ein Chatbot. Der Gast schreibt innerhalb von WhatsApp mit einem Bot. Der beantwortet Fragen zur Speisekarte, nimmt die Bestellung auf und gibt sie an ein Dashboard, einen Küchenbildschirm oder ein Kassensystem weiter. Das Personal springt ein, wenn der Bot nicht weiterweiß.

Bezahlt wird meist per Zahlungslink, bei der Abholung oder bei der Lieferung. Welche dieser Varianten ein Anbieter unterstützt und was sie kostet, ist sehr unterschiedlich. Fragen Sie also jeden Anbieter direkt.

Wann passt die Bestellung per WhatsApp am besten?

Kurz gesagt: bei Bestellungen, die aufgegeben werden, bevor der Gast ankommt, von Gästen, die WhatsApp ohnehin täglich nutzen.

• Abholung. Der Gast bestellt von zu Hause oder vom Büro aus und holt zu einer vereinbarten Zeit ab.
• Eigene Lieferung. Nummer und Adresse des Gastes brauchen Sie für den Fahrer sowieso.
• Vorbestellungen, Catering und große Gruppen. Hin und her geschriebene Nachrichten („Können wir statt Lamm Hähnchen nehmen?“) passen gut in einen Chat.
• Stammgäste. Wer Ihnen schon schreibt, muss nichts Neues lernen.
• Märkte, in denen WhatsApp der übliche Weg zu einem Betrieb ist. In vielen Ländern erwarten Gäste, einem Restaurant zu schreiben statt anzurufen.

In diesen Fällen ist die Handynummer des Gastes kein Preis für seine Privatsphäre: Sie brauchen sie, um zu bestätigen, zurückzurufen oder zu liefern. Wenn diese Bestellungen bei Ihnen als Anrufe statt als Nachrichten ankommen, behandelt unser Ratgeber Kann KI Bestellungen im Restaurant aufnehmen? die KI am Telefon.

Kann man WhatsApp für Bestellungen am Tisch nutzen?

Kurz gesagt: Das geht, aber eine Chat-App macht den Service am Tisch schwerer als die Bestellung im Browser.

Einige Anbieter bieten das tatsächlich an. Laut seinem Eintrag im AWS Marketplace lässt ServAI Gäste über einen QR-Code oder NFC-Tag am Tisch starten und per WhatsApp, Messenger oder Browser-Chat bestellen; ein Händlerportal zeigt die Tischpläne. Eine offizielle Website von ServAI haben wir nicht gefunden. Betrachten Sie diese Angaben deshalb als vom Anbieter nicht bestätigt.

Die Nachteile am Tisch:

• Welcher Tisch? Ein QR-Code kann die Tischnummer in den Chat mitgeben, aber das Personal muss ihr vertrauen und sie dem Gastraum zuordnen.
• Alle brauchen WhatsApp und geben ihre Nummer preis. Ein Gast, der kein WhatsApp nutzt oder einem Restaurant seine Nummer nicht geben will, kann nicht bestellen.
• Ein Chat pro Gast. Vier Gäste an einem Tisch bedeuten vier Chats, und jemand muss sie zu einer Rechnung zusammenführen.
• Das Personal arbeitet aus einem Posteingang. Bestellungen kommen zwischen anderen Nachrichten an statt auf einem Board, das nach Status sortiert ist.
• Scherzbestellungen und falsche Tische. Wer den Code hat, kann eine Bestellung an „Tisch 6“ schicken. Fragen Sie, ob das Personal die erste Bestellung eines Tisches bestätigt, bevor gekocht wird.
• Der Chat bleibt auf dem Handy des Gastes. Der Verlauf mit Ihrem Restaurant steht nach dem Essen neben den Familienchats. Manche Gäste mögen das, andere nicht.

Wie schneidet die WhatsApp-Bestellung im Vergleich zur QR-Code-Bestellung am Tisch ab?

Kurz gesagt: WhatsApp passt zu Bestellungen von außen; die Bestellung im Browser am Tisch passt zu Gästen, die schon sitzen.

Gäste in Restaurants mit Tischservice sind offen dafür, per Handy zu bestellen: In den USA sagten 63% der Gäste von Restaurants mit Tischservice, sie würden eine Bestellung über eine Smartphone-App aufgeben, und 48% würden per QR-Code bestellen (NRA, 2024). Die Frage ist, welches Werkzeug auf dem Handy zu einem Gast passt, der bereits am Tisch sitzt.

WhatsApp-Bestellung und QR-Code-Bestellung am Tisch im Vergleich, mit WaiterPilot als Beispiel für den Tisch (Stand 16. Oktober 2026):

Was kostet die Bestellung per WhatsApp?

Kurz gesagt: Das hängt von der Einrichtung ab. Fragen Sie nach den Gesamtkosten pro Bestellung, nicht nur nach der Monatsgebühr.

Die Preise von Anbietern für WhatsApp-Bestellungen haben wir für diesen Artikel nicht geprüft, deshalb nennen wir keine. Fragen Sie beim Vergleich nach jedem Kostenbestandteil:

1. Software: ein monatliches Abo, eine Gebühr pro Bestellung oder beides?
2. Provision: Fällt auf jede Bestellung ein Prozentsatz an?
3. Nachrichten: Sind die WhatsApp-Nachrichtengebühren enthalten oder werden sie zusätzlich berechnet?
4. Zahlungen: Wer wickelt Kartenzahlungen ab, und zu welchem Satz?
5. Arbeitszeit: Wie viele Bestellungen brauchen weiterhin einen Menschen, der antwortet?

So summiert sich die Arbeitszeit, wenn von Hand geantwortet wird.

Casa Olivo ist ein erfundenes Restaurant (ein Beispiel, kein Kunde). Annahmen, keine Messungen: 30 Abholbestellungen pro Abend per WhatsApp, im Schnitt 5 Nachrichten in jede Richtung pro Bestellung und 30 Sekunden Arbeitszeit pro Nachricht.

Unter diesen Annahmen kostet die WhatsApp-Bestellung von Hand mehr als vier 8-Stunden-Schichten im Monat. Diese Zahl sollten Sie der Gebühr eines Chatbot-Anbieters gegenüberstellen. Sie zeigt auch, warum eine kostenlose Lösung nicht wirklich kostenlos ist.

Was sollte ein Chatbot für Restaurants können?

Kurz gesagt: nur aus Ihrer Speisekarte antworten, eine vollständige Bestellung aufnehmen und den Gast an einen Menschen weitergeben, wenn es nötig ist.

Der letzte Punkt ist Gästen wichtig. In einer Umfrage vom Juni 2026 von PAR Technology, einem Anbieter von Restaurant-Software, sagten 44%, KI gehe zu weit, wenn sie nicht ohne Weiteres eine Person erreichen (PAR, berichtet von QSR Web, 2026).

Nutzen Sie diese Checkliste für jeden Chatbot, ob auf WhatsApp oder am Tisch. Die rechte Spalte zeigt die Antwort von WaiterPilot für Gäste im Lokal.

Kann man WhatsApp-Bestellung und Tischbestellung parallel betreiben?

Kurz gesagt: Ja, und viele Restaurants sollten das: WhatsApp für Bestellungen von außen, QR-Code am Tisch für die Gäste im Raum.

Halten Sie beide Kanäle getrennt, mit einer Regel: Wenn ein Gericht ausverkauft ist, markieren Sie es in beiden als ausverkauft. Bei Casa Olivo (unserem erfundenen Beispiel) kommen Abholbestellungen per WhatsApp an der Bar an und Bestellungen im Lokal auf dem WaiterPilot-Board. In jeder Schicht ist eine Person für jeden Kanal zuständig.

WaiterPilot ist nicht an Ihr Kassensystem oder Ihren Drucker angebunden. Bestellungen im Lokal bucht also das Personal in die Kasse, und WhatsApp-Bestellungen ebenso, es sei denn, Ihr WhatsApp-Anbieter ist an die Kasse angebunden.

Wo passt WaiterPilot, und wo nicht?

Kurz gesagt: Es deckt nur die Tische im Lokal ab und nutzt WhatsApp nur für die Zusammenfassung des Inhabers.

WaiterPilot nimmt Bestellungen per Chat am Tisch auf. Der Tisch ist in jeder Bestellung enthalten, das Personal bestätigt die erste Bestellung jedes Tisches, und es gibt eine Live-Rechnung für den ganzen Tisch. Gäste melden sich nicht an und geben zum Bestellen weder Namen noch Handynummer noch E-Mail-Adresse an. Die einzige Verbindung zu WhatsApp liegt auf der Seite des Inhabers: eine Zusammenfassung des Abends, „Tonight at“ (Heute Abend im), die der Inhaber per SMS oder WhatsApp von seinem eigenen Handy aus verschicken kann.

Abholung, Lieferung und Bestellungen per WhatsApp übernimmt es nicht, und es nimmt keine Zahlungen an. Es kostet nach 30 Tagen kostenlos $200 pro Standort und Monat, mit 0% Provision und ohne Vertragsbindung. Weitere Möglichkeiten für den Tisch finden Sie in der besten Software für KI-Kellner, wo auch ServAI vorkommt.

Was sollten Sie als Nächstes tun?

Zählen Sie die Bestellungen der letzten Woche danach, wo sie begonnen haben: im Raum, am Telefon oder per Nachricht. Wenn die meisten von außen kamen, sehen Sie sich Anbieter für WhatsApp-Bestellungen an und stellen Sie die fünf Kostenfragen von oben. Wenn Ihre Tische das Problem sind, lesen Sie die Seite zum KI-Kellner und was QR-Code-Bestellung am Tisch ist, prüfen Sie die Preise und starten Sie dann eine Probebestellung.