Cargo por servicio, propina automática y recargos: cómo mostrarlos

Un cargo por servicio, una propina automática y un recargo por pago con tarjeta son cargos que decide el restaurante, así que ninguno de ellos es una propina. El IRS (la agencia tributaria de Estados Unidos) trata la propina automática como un cargo por servicio. La forma justa de manejar cualquier cargo, y en algunos lugares ya la forma obligatoria, es nombrarlo, mostrar su importe y su finalidad antes de que el cliente pida y darle su propia línea en la cuenta. Florida exige un aviso así desde el 1 de julio de 2026. Esta guía explica la diferencia entre los cargos, qué dice la norma de Florida, cómo redactar un cargo y una cuenta de ejemplo. No es asesoría legal ni fiscal; revisa las normas de tu zona.

¿Qué diferencia hay entre un cargo por servicio, una propina automática y una propina?

Respuesta corta: la propina la decide el cliente; todo lo demás lo decide el restaurante.

El IRS traza la línea de forma sencilla: “A payment is a tip only if the customer voluntarily decides to pay it and determines the amount” (un pago es una propina solo si el cliente decide pagarlo voluntariamente y fija el importe). Añade que “extra amounts charged to a bill, such as mandatory service charges, are not tips” (los importes extra cargados en una cuenta, como los cargos por servicio obligatorios, no son propinas), y dice que los cargos por servicio son “also referred to as ‘auto-gratuities’” (también llamados “propinas automáticas”) (IRS, página actualizada el 31 de julio de 2026).

Así se comparan las líneas más habituales. Las normas del IRS y de Florida son las publicadas al 16 de octubre de 2026; el resto es una descripción sencilla.

El nombre en el menú no cambia lo que es el cargo. Llamar “propina” a un 18% obligatorio no lo convierte en una propina. Eso importa para la nómina, y les importa a los clientes, que notan la diferencia.

¿Son legales los cargos por servicio en los restaurantes?

Respuesta corta: en muchos lugares, sí, si se informa claramente a los clientes antes de que pidan. Algunos lugares ya dicen exactamente cómo.

La mayor parte del problema con los cargos no es el cargo. Es la sorpresa. Un cliente que ve “Servicio 18%” por primera vez en la cuenta se siente engañado, aunque la línea sea legal. Por eso las normas más recientes se centran en el aviso: dónde debe aparecer, qué debe decir y de qué tamaño debe ser la letra.

No podemos resumir las normas de cada estado o país, y además cambian. Abajo va una norma que leímos completa en el sitio oficial, porque es reciente y concreta. Si operas en otro lugar, úsala como modelo de lo que es un aviso cuidadoso, y luego revisa tus propias normas.

¿Qué dice la norma de Florida de 2026 sobre los cargos en restaurantes?

Respuesta corta: cualquier “cargo operativo” debe informarse con su importe o porcentaje y su finalidad, en el menú y donde se hacen los pedidos, y aparecer por separado en el recibo.

La SB 606 de Florida (Capítulo 2025-113, aprobada por el gobernador el 2 de junio de 2025) modificó la sección 509.214 de los Estatutos de Florida “effective July 1, 2026” (con efecto desde el 1 de julio de 2026) (texto aprobado, historial del proyecto, consultados el 16 de octubre de 2026). Los puntos clave, citados del texto:

• Qué cuenta. Un cargo operativo es “an automatic fee or charge, other than a government-imposed tax, that a customer is required to pay in addition to the cost of the food and beverage purchased” (un cargo automático, distinto de un impuesto fijado por el gobierno, que el cliente debe pagar además del costo de la comida y la bebida compradas). “Includes, but is not limited to, service charges, automatic gratuities, credit card surcharges, and delivery fees” (incluye, entre otros, cargos por servicio, propinas automáticas, recargos por tarjeta de crédito y cargos de entrega).
• Dónde va el aviso. En “the food menu, written contract, and website or mobile application where food and beverage orders are placed, as applicable” (el menú, el contrato escrito y la web o la app móvil donde se hacen los pedidos de comida y bebida, según corresponda), mostrando “the amount or percentage of the operations charge and the purpose of the operations charge” (el importe o el porcentaje del cargo operativo y su finalidad).
• De qué tamaño. En una letra “equal to or greater than the font used for menu item descriptions” (igual o mayor que la usada en las descripciones de los platos del menú).
• Sin menús ni servicio en mesa. El aviso va en el menú de pared o en un cartel claramente legible junto a la caja.
• En la cuenta. La cuenta debe llevar un aviso que indique claramente el porcentaje o el importe del cargo operativo.
• En el recibo. “Separate lines for gratuity, an operations charge, and sales tax” (líneas separadas para la propina, el cargo operativo y el impuesto sobre las ventas).
• Excepciones. No se aplica a un plan de comidas, un paquete o una comida a precio fijo cuyo precio se informe antes de la compra, y “does not create a private cause of action” (no crea un derecho de acción privado).

Lo que esto podría significar para un restaurante que toma pedidos en los teléfonos de los clientes:

El texto es corto y vale la pena leerlo tú mismo. La página del estatuto de Florida muestra la sección tal como está hoy. Esto no es asesoría legal; revisa las normas de tu zona y, para Florida, pregunta a un abogado cómo se aplica a tus menús y a tus páginas de pedidos.

¿Un restaurante puede añadir la propina automáticamente?

Respuesta corta: muchos lo hacen, pero es un cargo por servicio, no una propina, y debería mostrarse antes de que el cliente pida.

Las propinas automáticas son habituales con grupos grandes, en los que un mesero pasa una noche larga con una sola mesa. De la definición del IRS se desprenden tres cosas:

1. No es una propina a efectos de nómina. Los cargos por servicio que se pagan al personal “generally treated as wages paid by the employer to the employee rather than tips paid by the customer” (en general se tratan como salario pagado por el empleador al empleado, no como propinas pagadas por el cliente) (IRS). Pregunta a tu contador cómo pasarlo por nómina.
2. Di a quién se aplica. “Grupos de 8 personas o más” es claro. “Puede aplicarse” no lo es.
3. Di si se espera una propina adicional. Los clientes quieren saberlo. Pew Research encontró que el 40% de los adultos estadounidenses se opone a que los negocios sugieran importes de propina, y solo el 24% está a favor (Pew Research Center, 2023). Un cargo más una propina sugerida encima se lee como cobrar lo mismo dos veces.

En Estados Unidos, dejar propina en una comida con servicio en mesa sigue siendo la norma: en la misma encuesta de Pew, el 92% de los adultos dijo que “always or often leave a tip” (siempre o a menudo deja propina) en los restaurantes con servicio en mesa. Un cargo por servicio cambia esa costumbre, así que explícalo.

¿Cómo debe aparecer un cargo en el menú y en la cuenta?

Respuesta corta: con el mismo nombre, el mismo porcentaje y el mismo motivo en cada lugar donde lo vea el cliente.

Usa un solo nombre para cada cargo y mantenlo idéntico en el menú, la pantalla de pedidos, la cuenta y el recibo. Algunos ejemplos:

Los porcentajes de arriba son solo ejemplos, no recomendaciones. Nuestro artículo sobre las propinas y los pedidos con QR trata el lado de la propina de la misma conversación, incluido lo que preocupa a los meseros.

Una cuenta de ejemplo en Casa Olivo

Casa Olivo es un restaurante ficticio (un ejemplo, no un cliente). Los porcentajes son suposiciones para el cálculo. Que el impuesto se aplique o no a un cargo por servicio depende de dónde estés; aquí suponemos impuesto solo sobre la comida y la bebida.

Un grupo de ocho pide $360 en comida y bebida. Casa Olivo añade una propina del 18% a los grupos de ocho o más, y el impuesto sobre las ventas es del 7%.

Tres cosas hacen que esta cuenta sea justa y no una sorpresa:

• El menú dice “Se añade una propina del 18% a los grupos de 8 personas o más. No se espera propina adicional”, con el mismo tamaño de letra que las descripciones de los platos.
• La propina tiene su propia línea, con su porcentaje y su motivo, no va metida en el total.
• El recibo de la terminal de tarjetas muestra la propina, el impuesto y el total en líneas separadas.

Si la mesa fuera de seis, la línea de propina no se aplicaría, y la cuenta sería $360.00 + $25.20 = $385.20, con cualquier propina a criterio de los clientes. Nuestra guía para dividir la cuenta muestra cómo el servicio y el impuesto siguen la parte de cada cliente cuando una mesa divide la cuenta por teléfono.

¿Cómo muestra WaiterPilot los cargos en la cuenta?

Respuesta corta: tú configuras cada cargo, y los clientes lo ven en su cuenta en tiempo real desde el primer pedido.

En WaiterPilot, el restaurante configura sus propios cargos de la cuenta: los impuestos y cualquier cargo por servicio o propina incluida, con tus porcentajes y con tus nombres. La cuenta se actualiza en tiempo real toda la noche en cada teléfono de la mesa, así que la línea se ve desde el primer pedido, no solo al final. Los clientes pueden dividir la cuenta a partes iguales o ver solo su parte.

En Broadnet Cafe, el restaurante de demostración de BroadNet.AI, el dueño configuró Service 5% (servicio) y Tax 7.5% (impuesto), ambos sobre el subtotal de la comida. El 15 de octubre de 2026, un subtotal de 19.00 JOD mostraba 0.95 JOD de servicio, 1.43 JOD de impuesto y un total de 21.38 JOD. Son decisiones de ese restaurante, no valores predeterminados.

Lo que no hace, para que lo tengas en cuenta:

• No hay línea de propina. No hay función de propina para el cliente. Las propinas siguen en manos de tu personal y de tu terminal, como hoy.
• Ni cobro ni recibo. WaiterPilot no cobra. Cuando un cliente pide la cuenta desde su teléfono, la petición indica efectivo o tarjeta, así que el mesero lleva el datáfono. Tu POS o tu terminal emite el recibo, así que la norma de las líneas separadas se cumple ahí.
• No hay aviso automático de cargos. WaiterPilot no escribe por su cuenta un aviso de cargos en tu menú. Si tus normas exigen uno en todos los lugares donde se hacen pedidos, menciónalo cuando carguemos tu menú, y revisa tú mismo el resultado antes de empezar. En cualquier caso, revisas el menú antes de que llegue a los clientes.

Mira las pantallas de la cuenta en llamada al mesero y cuenta. Y en lo que nos toca: WaiterPilot cuesta $200 al mes por local, con 0% de comisión sobre los pedidos y sin contrato, así que no añade ningún cargo por pedido que tengas que trasladar al cliente (precios).

Una lista de control antes de añadir o cambiar un cargo

1. Anota todos los cargos que no sean comida, bebida o impuestos, incluidos los recargos por tarjeta y los cargos de entrega.
2. Para cada uno, decide el nombre, el porcentaje o el importe, a quién se aplica y qué paga.
3. Decide si se espera una propina adicional, y dilo por escrito.
4. Pon el aviso en el menú impreso, con una letra no más pequeña que la de las descripciones de los platos.
5. Pon el mismo aviso en todos los lugares donde piden los clientes: menú QR, web, app.
6. Configura el mismo nombre y el mismo porcentaje en tu sistema de cuentas o en tu POS para que la cuenta coincida con el menú.
7. Comprueba que el recibo muestre la propina, el cargo y el impuesto en líneas separadas.
8. Prepara al personal con una frase que explique cada cargo.
9. Pregunta a tu contador cómo pasar los cargos por servicio por nómina.
10. Revisa las normas de tu estado o país, y vuelve a revisarlas cuando cambien.

Qué hacer ahora

Empieza por el paso 1: haz la lista de tus cargos y léelos como lo haría un cliente. Si alguna línea te sorprendería al final de una comida, corrige la redacción antes que cualquier otra cosa. Si tomas pedidos en los teléfonos de los clientes, comprueba que el cargo aparezca en todos los lugares donde piden y en la cuenta que ven. Para ver cómo una cuenta en tiempo real muestra tus cargos desde el primer pedido, prueba un pedido de ejemplo. Esta guía no es asesoría legal ni fiscal; revisa las normas de tu zona.