Cartoncini QR da tavolo: dove metterli, che cosa scriverci, come tenerli

Dia a ogni tavolo il suo cartoncino QR e lo metta dove un cliente seduto può vederlo senza spostare un piatto: in piedi, rivolto verso i posti, lontano dai riflessi. Tenga il testo breve: a che cosa serve il codice, il nome del tavolo, che non serve un’app e che è disponibile un menu cartaceo. Poi tratti i cartoncini come qualsiasi altro oggetto del tavolo. Li pulisca insieme al tavolo, li controlli ogni settimana e ristampi quelli graffiati, sbiaditi o finiti sul tavolo sbagliato.

Sembra semplice, e in gran parte lo è. Gli errori sono piccoli, ma costano ordini: un cartoncino nascosto dietro la saliera, un codice che non si legge sotto una lampada a sospensione, un cartoncino migrato dal tavolo 6 al tavolo 9. Questa guida parla di posizionamento, formato, testo, pulizia e sostituzione, con una disposizione di esempio per un ristorante immaginario.

Perché ogni tavolo ha bisogno del suo codice?

In breve: il codice dice al suo staff quale tavolo sta ordinando. Con WaiterPilot, ogni tavolo ha il suo QR code e il suo link.

Il titolare aggiunge i tavoli per nome nell’area di amministrazione, e ogni tavolo riceve il suo QR code. Il cliente che lo inquadra apre il suo menu per quel tavolo, nel browser del telefono, senza app e senza registrazione. Ordini, chiamate al cameriere, richieste del conto e conto in tempo reale appartengono tutti a quel tavolo.

Questo ha due conseguenze pratiche:

• Un cartoncino sul tavolo sbagliato invia gli ordini con il nome sbagliato. I cartoncini vengono spostati quando si uniscono i tavoli o quando un nuovo cameriere riallestisce la sala. Scriva il nome del tavolo sul cartoncino a caratteri grandi, così chiunque riallestisca un tavolo vede subito se corrisponde.
• Il primo ordine di ogni tavolo aspetta una persona. Lo staff lo conferma prima che vada in cucina, e può rifiutare un ordine che sembra sbagliato, per esempio uno che arriva da un tavolo dove non è seduto nessuno. Gli ordini successivi di quel tavolo possono andare direttamente in cucina, ed è per questo che conta avere il cartoncino giusto sul tavolo giusto.

Se un gruppo cambia posto, lo staff può spostarlo su un altro tavolo dalla schermata dello staff. Il cartoncino resta dov’è.

Dove va messo il cartoncino?

In breve: dove un cliente seduto lo vede con un’occhiata e può inquadrarlo senza sollevare nulla.

Il posizionamento fa quasi tutto il lavoro. Un cliente che deve cercare il codice, o spostare un bicchiere per raggiungerlo, spesso preferisce aspettare un cameriere.

Alcune regole pratiche:

• Un cartoncino per tavolo, due per i tavoli lunghi. Stampi due volte il codice dello stesso tavolo e ne metta uno a ogni estremità. Ogni cliente può inquadrarlo e ordinare dal proprio telefono.
• Rivolto verso i posti, non verso il corridoio. Il cartoncino è per chi è seduto.
• Eviti i riflessi. Le finiture opache si leggono meglio di quelle lucide sotto le lampade a sospensione e alla luce delle candele. Faccia la prova di sera, con la sala illuminata come durante il servizio.
• All’aperto, lo zavorri. Un cartoncino del dehors che vola via è un cartoncino che nessuno inquadra.

Provi ogni posizione allo stesso modo: si sieda al posto più lontano dal cartoncino e lo inquadri con un telefono qualsiasi. Se deve alzarsi o sporgersi, sposti il cartoncino o usi un formato più grande.

Quanto deve essere grande il cartoncino?

In breve: abbastanza da essere inquadrato dal posto più lontano di quel tavolo. Faccia una prova invece di affidarsi a un numero.

L’area di amministrazione di WaiterPilot stampa i QR code in tre formati, compreso un cartoncino da tavolo con supporto, e una guida per lo staff da stampare. Quale formato le serve dipende dal tavolo, non da una regola:

• Tavoli da due e posti al bancone: di solito basta il formato più piccolo, perché il cartoncino è a portata di mano.
• Tavoli da quattro e séparé: il cartoncino da tavolo con supporto, in piedi, sul lato libero.
• Tavoli lunghi o condivisi: una stampa più grande, oppure due cartoncini con lo stesso codice.

Un codice piccolo stampato bene si legge meglio di un codice grande stampato male. Lasci un margine bianco pulito intorno al codice, non ci sovrapponga loghi o motivi decorativi e verifichi che la stampa non sia sfocata.

Che cosa deve esserci scritto sul cartoncino?

In breve: a che cosa serve il codice, il nome del tavolo, “non serve un’app” e come avere il menu cartaceo.

La maggior parte dei clienti decide in un paio di secondi se inquadrare il codice. Il cartoncino deve rispondere alle loro domande prima che le facciano: che cosa succede se lo inquadro, mi serve un’app, posso ancora ordinare con una persona?

Si limiti a queste righe. Un cartoncino con un paragrafo di istruzioni viene ignorato.

“Nella sua lingua” vale per la chat: il cliente scrive nella sua lingua e la chat risponde nella stessa lingua. È stata testata in inglese, in arabo (diversi dialetti) e in spagnolo, e risponde anche nella maggior parte delle altre lingue. I pulsanti della schermata sono in inglese o in arabo, con un selettore EN/AR. Se molti dei suoi clienti leggono l’arabo, stampi le righe del cartoncino in entrambe le lingue.

Faccia attenzione a non promettere più di quello che offre. Non scriva “ordina e paga”: WaiterPilot non incassa pagamenti, e i clienti pagano al suo staff come fanno oggi. E non scriva nemmeno “niente attese”.

I clienti lo inquadreranno davvero?

In breve: circa metà ordinerà con il QR, i clienti più anziani molto meno spesso, quindi tenga in gioco una persona e un menu cartaceo.

Nel sondaggio 2024 della National Restaurant Association tra i clienti statunitensi dei ristoranti con servizio al tavolo, il 59% ha detto che aprirebbe un menu con un QR code e il 48% che ordinerebbe così. Per generazione, ordinerebbe con il QR il 60% della Gen Z, il 69% dei millennial, il 52% della Gen X e il 21% dei baby boomer (NRA, 2024, p. 6). Un sondaggio di William Blair riportato da Restaurant Dive ha rilevato che, in una rilevazione di marzo 2023, il 47% dei consumatori si sentiva a disagio a usare i QR code per vedere il menu, ordinare e pagare, quota che saliva al 65% tra chi ha più di 60 anni (Restaurant Dive, 2023; fonte secondaria, senza indicazione della dimensione del campione).

Il cartoncino non deve convincere tutti. Deve essere facile da usare per chi lo vuole e facile da ignorare per chi non lo vuole. Per questo conta la riga “Preferisce un menu stampato? Basta chiedere”, e per questo il menu cartaceo resta.

Serve ancora un menu cartaceo accanto al cartoncino?

In breve: sì. L’ordinazione con QR funziona accanto al menu cartaceo, mai al suo posto.

Tenga i menu cartacei sul tavolo o a portata di mano. Alcuni clienti preferiscono la carta. Alcuni non hanno dati, hanno la batteria scarica o non hanno il telefono. In alcuni luoghi ci si aspetta che sia disponibile un menu stampato o un listino prezzi, quindi verifichi le regole dove opera. E se la connessione internet cade, menu cartaceo e blocchetto sono il suo piano B, perché WaiterPilot funziona nel browser.

Il cliente che ordina dal menu cartaceo ordina con un cameriere, e lei batte l’ordine in cassa come fa oggi.

Come si puliscono e si controllano i cartoncini?

In breve: li pulisca ogni volta che pulisce il tavolo e controlli ogni cartoncino una volta alla settimana.

• Li protegga. Usi una bustina lavabile, un cartoncino plastificato o un supporto con copertura trasparente, ed eviti le coperture lucide che aggiungono riflessi.
• Li pulisca insieme al tavolo. Un codice appiccicoso o macchiato si legge male. Usi lo stesso panno e lo stesso detergente che usa per i menu e le bottiglie dei condimenti, e lasci asciugare il cartoncino prima che i clienti si siedano.
• Li controlli ogni settimana. Inquadri ogni cartoncino con un telefono qualsiasi e verifichi che apra il tavolo giusto. Cerchi graffi sul codice, stampa sbiadita, angoli piegati e cartoncini sul tavolo sbagliato.
• Li controlli dopo aver spostato i mobili. Dopo un evento privato o un riallestimento della sala, inquadri ogni cartoncino prima del servizio.

Quando va sostituito un cartoncino, e come?

In breve: quando non si legge al primo colpo, è sbiadito o graffiato, oppure è sparito. Lo ristampi dall’area di amministrazione e lo provi al tavolo.

La pagina Tables (tavoli) dell’area di amministrazione del titolare ha i pulsanti Print QR codes (stampa QR code) e Print staff guide (stampa guida per lo staff), con la scelta del formato. I cartoncini QR sono compresi anche nell’attivazione gratuita.

1. Stampi il codice del tavolo dalla pagina Tables, nello stesso formato del vecchio cartoncino.
2. Lo metta nella bustina o nel supporto.
3. Lo inquadri al tavolo e verifichi che apra quel tavolo.
4. Butti il vecchio cartoncino, così non può finire su un altro tavolo.

Tenga in ufficio due o tre bustine e supporti di scorta. Un cartoncino mancante di venerdì si sistema più facilmente con una scorta che con una corsa in tipografia.

Una disposizione di esempio: i cartoncini di Casa Olivo

Casa Olivo è un ristorante immaginario che usiamo per gli esempi (un esempio, non un cliente).

Casa Olivo ha 18 tavoli: otto tavoli da due, cinque da quattro, due séparé, un tavolo lungo da dieci e due tavoli nel dehors. Pianifica i cartoncini così:

Diciotto tavoli richiedono 22 cartoncini: 19 in sala, perché il tavolo lungo porta due copie dello stesso codice, più tre di scorta. Il controllo settimanale richiede a una persona circa una scansione per cartoncino, quindi 19 scansioni prima del servizio del venerdì.

Che cosa fare adesso

Faccia il giro della sala e scelga una posizione su ogni tavolo seguendo la tabella qui sopra, poi inquadri il codice dal posto più lontano. La checklist di avvio tratta i cartoncini insieme al resto dell’attivazione, compresa la serata di prova, e la pagina sull’ordinazione al tavolo con QR spiega che cosa succede dopo la scansione. Se molti dei suoi clienti leggono l’arabo o altre lingue, la pagina sull’ordinazione multilingue mostra che cosa vedono. Per il menu che il cartoncino apre, veda come preparare il menu per l’ordinazione digitale. Per vedere di persona il lato del cliente, faccia un ordine di prova.